Vraag over het van toepassing zij van de selectielijst VNG

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag met betrekking tot het volgende: Voor gemeenschappelijke regelingen geldt dat zij verplicht zijn een voorziening voor de zorg voor het archief van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen te treffen. Is dit niet geregeld dan zijn volgens artikel 40 lid 3 van de Archiefwet de bepalingen die ter zake gelden voor de vestigingsgemeente van de gemeenschappelijke regeling (bij deelname door een provincie, de provincie van vestiging) van overeenkomstige toepassing.

Casus: er is al jarenlang terug een GR met gedelegeerde bevoegdheden opgericht. In hun GR staat een basale regeling t.a.v. archivering opgenomen, te weten: 

—————————-

Archief

• 1. Ten aanzien van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, alsmede ten aanzien van het toezicht op het beheer zijn de voorschriften van de gemeente X van overeenkomstige toepassing.
• 2. De aan de uitvoering van het eerste lid verbonden kosten komen ten laste van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
• 3. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden is de archiefbewaarplaats: de door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente X aangewezen archiefbewaarplaats.
• 4. Het bestuur is belast met de uitvoering van de zorg en het beheer als bedoeld in het eerste lid.

——————————–

Deze GR staat (per abuis?) niet in bijlage 2 van de lijst met de intergemeentelijke organen, waarop deze selectielijst van toepassing is. Bij de desbetreffende gemeente X is de selectielijst van de VNG van toepassing (gemeente X is opgenomen in bijlage 2). Zij hebben ook geen eigen selectielijst vastgesteld. 

Vragen: Is de VNG selectielijst formeel gezien dan  wel of niet van toepassing? Of lift de GR dan mee op de selectielijst ingevolge artikel 40, derde lid, van de Archiefwet of lift deze GR dan mee op grond van de bovengenoemde bepalingen in de GR? Zo nee, hoe dan verder? Hoe kan deze GR zich dan “aanmelden” bij de VNG? 

Antwoord:

Een gemeente die de VNG gemandateerd heeft om de selectielijst vast te stellen, is verplicht zich aan die selectielijst te houden. Een eigen selectielijst is dan niet meer mogelijk.

De VNG heeft in 2025 en 2019 gemeenten gevraagd om alle GR’s door te geven zodat deze konden worden opgenomen in bijlage 2 van de selectielijst. Helaas is daar niet door iedereen gehoor aan gegeven en is bijlage2 dus niet compleet.

Echter, gezien punt 1 van de archiefparagraaf zal de GR toch gebonden zijn aan de selectielijst omdat dat een ‘voorschrift van de gemeente X’ betreft.

Het is wel verstandig om de GR alsnog aan te melden bij de VNG (Archief2vng.nl) zodat de GR wel wordt meegenomen in de nieuwe selectielijst.