VNG Selectielijst – WMO
Beste Zaalberg,
Softwareleverancier Centric heeft ons opdracht gegeven om de archieftermijnen in een nieuwe versie van de Suite4SD in te richten. Zij leveren hiervoor aan de selectielijsten van 2012, 2017 en 2020. Is het nodig om alle drie de lijsten in te richten? Of kunnen we volstaan met de laatste lijst van 2020.
Centric geeft aan dat alle drie de lijsten ingericht moeten worden. In Gemma online meen ik te lezen dat 2020 de andere lijsten vervangt. Zie onderstaande tekst.
De Selectielijst 2020 vervangt de selectielijst 2017. De Selectielijst 2020 is opgesteld naar aanleiding van wetten die na de vaststelling van de Selectielijst 2017 van kracht zijn geworden. Een aantal correcties is aangebracht en omissies recht gezet. Daarnaast zijn er nieuwe risicoanalyses uitgevoerd waarbij specifiek is gekeken naar de effecten van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op een aantal bewaartermijnen. Tot slot zijn enkele nieuwe categorieën toegevoegd, waaronder bewaartermijnen voor algoritmes.
https://www.gemmaonline.nl/wiki/1._Selectielijst_voor_gemeenten_en_intergemeentelijke_organen_2020
Antwoord:
De selectielijst 1996 (actualisatie 2012) is van toepassing op zaken/voorzieningen uit de periode 1996 t/m 2016. De selectielijst 2017 is van toepassing op zaken/voorzieningen uit de periode 2017 t/m 2019.
Als in Suite4SD ook oude zaken worden opgenomen uit de eerdergenoemde periodes, zullen de oude selectielijst ook nog nodig zijn. Als dat niet zo is, kunt u volstaan met de selectielijst 2020.
P.s. de selectielijst 2020 praat nog over een bewaartermijn van 15 jaar (WMO) en 20 jaar (jeugd) of zoveel langer als de zorgdrager noodzakelijk acht.
Door gewijzigde wetgeving is de daadwerkelijke bewaartermijn aangepast naar 15 jaar (WMO) en 20 jaar (jeugd) na laatste wijziging persoonsgegevens of zoveel langer als de zorgdrager noodzakelijk acht.
Waarschijnlijk wordt hiermee bedoeld dat de bewaartermijn begint te lopen nadat de laatste voorziening is beëindigd, maar dat is niet helemaal duidelijk.
Aanvullende vraag:
U geeft aan dat de geldigheid van een selectielijst een afgesloten periode is. Bijvoorbeeld: 1996 tot 2016.
Stel dat een uitkering is gestart in deze periode en wordt beëindigd in 2018. Geld dan de selectielijst van 2017 tot 2019?
Antwoord:
De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 geeft in paragraaf 1.6 (pagina 16) aan dat die Selectielijst van toepassing is op archiefbescheiden die opgemaakt of ontvangen zijn vanaf 1 januari 2017.
Daarnaast kan de Selectielijst ook worden toegepast op dossiers die 1 januari 2017 nog niet waren afgesloten, maar dat is een keuze, geen verplichting.
Wanneer een uitkering beëindigd is in 2018, dan beschouwen we dat als een apart (beëindigings)dossier.
Dat kan dus gewaardeerd worden op grond van generiek resultaat 8.3 van de Selectielijst 2017. (Aangezien die Selectielijst geldt voor de periode van 1 januari 2017 tot 1 januari 2020.)
Let wel: de andere dossiers met betrekking tot diezelfde bijstandsuitkering zullen gewaardeerd zijn op grond van categorie 3.14.1 van de Selectielijst 1996 met een waardering van V20 jaar na beëindiging (of V7 jaar indien het B&W daartoe heeft besloten).