Vernietigen in zaaksysteem
Beste Zaalberg,
Wij zijn al een tijdje bezig om te kijken hoe er vernietigd moet worden uit een zaaksysteem. Elke keer komen wij weer andere dingen/onderwerpen tegen waar wij tegen aanlopen, waarbij ook weer vragen bij ons oproepen. Een voorbeeld van de vele vragen is bijvoorbeeld wordt de vernietiging per zaaktype uitgevoerd of vernietigingsjaar? Als je op jaar doet dan ontvangen alle afdelingen de lijst en dit gaat dan over heel veel zaken. Als je op zaaktype doet hoe ga je dan om met het zaaktype “informatieverzoeken”? Dit betreft alle afdelingen. Een andere vraag is hoe je omgaat met persoonsgegevens. Op een vernietigingslijst moet aangegeven worden wat er vernietigd moet worden? Denk hierbij aan Sociaal Domein. Zoals wij het nu doen geven wij aan in 1 zin dat het om Sociaal Domein of Personeelsdossier zonder namen. Met namen gaat alleen naar de desbetreffende afdeling. Waaruit moet een vernietigingslijst bestaan (zaaknummer, zaaktype….).
Antwoord:
De achiefvernietiging dient jaarlijks te worden uitgevoerd aangezien de meeste bewaartermijnen uit de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen in jaren zijn gedefinieerd. Stel daarbij per proceseigenaar een vernietigingslijst op. Die vernietigingslijst kan een opsomming van zaken zijn, maar het leest makkelijker om deze per zaaktype te clusteren.
Voor een deel van de zaaktypen zal in de zaaktypeconfiguratie vastgelegd zijn wie de proceseigenaar is. Daarnaast zijn er altijd ‘generieke zaaktypen’ zoals ‘Informatieverzoek door derde’ of ‘Beleid opstellen’. Bij zaken die onder die generieke zaaktypen vallen zal tijdens de start van de zaak moeten worden aangegeven wie de proceseigenaar is (dat bepaalt ook vaak de autorisatie van de betreffende zaak).
De vernietigingslijsten die gedeeld worden met de proceseigenaren kunnen in de zaakomschrijvingen persoonsgegevens bevatten. Dat is nodig om goed te kunnen beoordelen of er zaken tussen zitten die nog uitgezonderd moeten worden van vernietiging. Maar voordat de vernietigingsprocedure wordt afgerond dienen die vernietigingslijsten wel geanonimiseerd te worden. Die vernietigingszaak is immers blijvend te bewaren en die mag geen persoonsgegevens bevatten van zaken die vernietigd zijn.
Wij adviseren u om de vernietigingslijst die u uit uw zaaksysteem genereert te laten bestaan uit de volgende kolommen: zaaknummer, zaaktype, zaakomschrijving, zaakresultaat, proceseigenaar, afhandelingsdatum, vernietigingsdatum, bewaartermijn, ingang bewaartermijn (bijvoorbeeld: afhandeling, vervaldatum besluit, ander datumkenmerk), vernietigingsgrondslag.