Retour gekomen poststukken

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag. Er komen veel poststukken retour. Wij maken alles digitaal en dat wordt vervolgens doorgezet naar de medewerker. Vaak komen er brieven retour m.b.t. aanslagen gemeentelijke belastingen, verhuizing etc. (bv als mensen zijn verhuist). Hoe lang moet je deze retour gekomen poststukken bewaren.

Antwoord:

Dat hangt uiteraard af van de zaak waar het over gaat en wat de uitkomst van de zaak is. U dient dit namelijk vanuit de hele zaak te bekijken.
Het feit dat een poststuk retour komt kan op verschillende manieren effect hebben op een zaak. Het kan zijn dat de gemeente een fout heeft gemaakt en daardoor de afhandeltermijn van de zaak niet haalt en daarover dient zij zich te verantwoorden.
Het kan zijn dat het feit dat een poststuk retour komt, dit aanleiding is om een adresonderzoek te starten.
Het kan zijn dat het feit dat een poststuk retour komt, dit betekent dat een aanslag niet kan worden geïnd.
Aangezien u bij het registreren van het retour gekomen poststuk niet kunt bepalen wat voor effect dat zal hebben op de uitkomst van de oorspronkelijke zaak, kunt u dus ook geen bewaartermijn bepalen.
Een poststuk dat retour komt heeft dus nooit een eigen bewaartermijn. Het is altijd onderdeel van een al bestaande zaak: de gemeente heeft immers al een brief verstuurd. De uiteindelijke uitkomst van die zaak bepaalt dan de bewaartermijn van het retour gekomen poststuk.