Publicatie Woo-verzoeken
Beste Zaalberg,
Uw vraag:
Als DIV zijn we verantwoordelijk voor de publicatie van de Woo-verzoeken op de website. Het grote probleem is om de grote hoeveelheid aan bestanden op de website te krijgen. Je moet denken aan 30 a 40 bestanden. Soms lukt dit niet vanwege het gebruik van spaties, naamgeving die niet klopt etc.
Maar waar het mij om gaat als ik de bestanden opent en bekijk, dat er eigenlijk heel veel troep tussen zit. Concepten, vage e-mails etc. De WOO coördinator krijgt deze bestanden van de vakambtenaar, die in feite alles over de schutting gooit. En heel veel informatie op de schijf, email heeft staan.
Nu is mijn vraag: In hoeverre zijn we verplicht om alles te publiceren voor een Woo-verzoek? Mag je een selectie maken, dit wel en dat niet? Er worden nu bestanden gepubliceerd, die eigenlijk al vernietigd hadden moeten zijn.
Antwoord:
Een Woo-verzoek dient volledig (vraag en antwoord) te worden gepubliceerd. Het idee is dat de informatie openbaar is en daarmee voor iedereen inzichtelijk moet zijn. U kunt dus niet documenten selecteren die wel naar de aanvrager gaan, maar niet op de website worden gezet. U dient het woo-verzoek te zien als één geheel. Het probleem wat u schetst, heeft uiteraard te maken met hoe informatie door medewerkers wordt opgeslagen en ontsloten c.q. beschreven. Dit verdient aandacht in de organisatie. De Wet open overheid zegt dat de organisatie inzicht moet hebben in welke informatie waar staat. Dat betekent ook dat informatie goed ontsloten moet zijn, zodat het vindbaar is. Een goede beschrijving van een document (in welke vorm daar ook) is dan ook noodzakelijk.
Er is een uitspraak van een rechter dat informatie dat de organisatie nog heeft, onder de Woo valt. Ook al is de bewaartermijn inmiddels bereikt en had de informatie vernietigd moeten zijn. Daar heeft u dus ook geen keus en moet u dit publiceren.