Post overhevelen van zaaksysteem naar vakapplicatie

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

Binnen onze gemeente registreren wij voor een aantal afdelingen de post in ons zaaksysteem waarna zij dit eruit halen en in hun vak applicatie registreren. Het resultaat dat wordt ingevoerd in het zaaksysteem wordt niet consequent gehanteerd in de vak applicatie. Daarnaast is er dan ook sprake van dubbele opslag wat niet wenselijk is en zijn zaken niet compleet in het zaaksysteem.

We willen graag een oplossing hiervoor creëren en ontvangen daarom graag advies hoe we hier het beste mee om kunnen gaan.

Antwoord:

Als u documenten registreert alleen om ze door te sturen naar een ander systeem, dan wordt uw zaaksysteem alleen een doorgeefluik.

U heeft dan een aantal opties:

1. U zorgt ervoor dat alle informatie uit de vakapplicatie ook weer wordt opgenomen in het zaaksysteem. In dat geval beschouwt u de vakapplicatie niet als een archieflocaties en ziet u uw zaaksysteem als dé locatie voor uw archief. Voordeel hiervan is dat er maar één archieflocatie is die makkelijker te beheren (bewaren, vernietigen, overbrengen, e.d.) is. Nadeel is de tijd die het kost om informatie over te zetten van de vakapplicatie naar het zaaksysteem. Vraag is dan of alle metadata die wordt gecreëerd in de vakapplicatie (auteursgegevens, creatiedata, versies, aantekeningen, etc.) meekomt naar het zaaksysteem.

U kunt ervoor kiezen om een koppeling te leggen met de vakapplicatie. Die kosten geld en dienen onderhouden te worden. Bovendien wordt informatie dan eigenlijk op 2 locaties opgeslagen en dient informatie uit de vakapplicatie ook tijdig te worden vernietigd.

1. U kunt ervoor kiezen om de vakapplicatie als archieflocatie aan te wijzen. De documenten in het zaaksysteem kunnen dan na (bijvoorbeeld) 3 maanden worden vernietigd. De documenten worden dan immers in de vakapplicatie bewaard. U dient wel te controleren of de vakapplicatie ook daadwerkelijk voldoet aan alle eisen uit de NEN 16175 en dus daadwerkelijk als een archieflocatie kan dienen. Daarnaast dient u ook goede afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor een goede registratie, controle van die registratie en tijdige vernietiging. U dient ook te kijken naar de mogelijkheid om documenten op termijn te kunnen overdragen naar een e-depot als de vakapplicatie permanent te bewaren informatie bevat door te checken of de vakapplicatie bijvoorbeeld voldoet aan de Metagegevens voor Duurzame Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO).

Bij het toepassen van deze optie dient u wel uw handboek vervanging aan te passen.

Beide oplossingen brengen uitdagingen met zich mee. Het leggen van koppelingen met (alle?) vakapplicaties brengen vaak technische issues met zich mee en kan leiden tot een ‘spaghetti’. Het aanwijzen van vakapplicaties als archieflocaties vraagt meer uitzoekwerk en vraagt een betere organisatie van vernietigings- en overbrengingsprocedures met zich mee.