Overbrengen archiefbescheiden van de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester

Beste Zaalberg,

Een bij onze archiefdienst aangesloten gemeente wil de archiefbescheiden van de vertrouwenscommissie van een recent benoemde burgemeester naar ons overbrengen. Dit conform de gemeentelijke verordening Vertrouwenscommissie. Voor zover niets nieuws. Wij gaan dit voor het eerst digitaal doen en een en ander wordt opgenomen in het e-depot.

De archiefbescheiden zijn echter door de verordening gerubriceerd als geheim. Bij toeval stuitte ik op trefwoord 39 in het boekje “De Archiefwet 1995 in 100 trefwoorden”. Op bladzijde 76 staat dat geheime stukken voordat zij worden overgebracht eerst gederubriceerd dienen te worden. Ik kan hier echter niets van vinden in de Archiefwet of de memorie van toelichting van de wet. Daarnaast staat de gemeentelijke verordening derubricering niet toe, lijkt het.

Hoe kunnen wij hier zo mee omgaan dat wij toch kunnen overbrengen?

Antwoord:

U hoeft de stukken niet te derubriceren. Wel is het nodig om, voordat de stukken worden overgebracht, openbaarheidsbeperkingen te stellen. Reden is dat bij overbrenging de archiefbescheiden openbaar worden, tenzij hierop beperkingen zijn gesteld. Achteraf stellen dat bij nader inzien informatie niet openbaar is, is niet mogelijk.

De Archiefwet 1995 (voortaan aangehaald als: Archiefwet) regelt de bevoegdheden en de gronden voor beperkingen op de openbaarheid van overgebracht overheidsarchief. Bij overbrenging gaat een archief over van het regime van de Woo naar het regime van de Archiefwet. De Archiefwet kent maar drie gronden om de openbaarheid te beperken.

Drie gronden van beperking

In artikel 15 staat dat de zorgdrager bij overbrenging, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid kan stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

• de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 15, eerste lid, onder a);
• het belang van de Staat of zijn bondgenoten (art.15, eerste lid, onder b);
• het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel derden (artikel 15, eerste lid, onder c).

Deze drie gronden sluiten elkaar in principe uit en kunnen dus niet gecombineerd worden. Als er reden is voor een beperking op grond van de persoonlijke levenssfeer, kan de beperking onevenredige bevoordeling of benadeling van personen en rechtspersonen niet tegelijk van toepassing zijn. Het belang van de Staat of zijn bondgenoten is een duidelijk afzonderlijk belang met een heel specifieke betekenis.

De VNG-handreiking “Beperkt waar het moet” geeft u de juiste richtlijnen. Deze bevat ook modellen voor het besluit tot beperking van de openbaarheid.