Opschonen van actieve personeelsdossiers

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

Er bestaat wat onduidelijkheid over het opschonen van actieve personeelsdossiers. Onze toezichthouder geeft aan dat de vernietigingslijst van stukken uit een actief dossier anders uitziet dan de vernietigingslijst van documenten uit een gesloten (uit dienst) dossier dat geschoond wordt. Waar ligt dat verschil? Als ik bijvoorbeeld een loonstrook uit een actief dossier neem zou dat m.i. dezelfde bewaartermijn als de loonstrook uit een gesloten dossier hebben. De toezichthouder vraagt tevens een start- en einddatum van een dergelijk document. Een loonstrook wordt niet gewijzigd, dus dan zou start- en einddatum identiek zijn (en einddatum niet genoemd worden in de stukkenlijst).

Daarnaast is nog de vraag van het hanteren van de selectielijst. Als een personeelsdossier in 1979 geopend wordt en de medewerker gaat in 2018 uit dienst. Welke lijst hanteer ik dan, die van 1983 of die van 2017?

Antwoord:

Een personeelsdossier bevat meestal geen loonstroken. Het bevat wel documentatie over indiensttreding, ontslag, functionering, verlof, ziektemeldingen, gratificaties, bevorderingen e.d.
Loonstroken worden meestal apart bewaard van personeelsdossiers omdat de bewaartermijn gewoonlijk 7 (of 10) jaar is en het daarna vernietigd kan worden.

Als je praat over een personeelsdossier dat gold voor de periode 1979-2018 heb je te maken met:

• Selectielijst 1983
• Selectielijst 1996, actualisatie 2012
• Selectielijst 2017

Voor onderstaande voorbeelden geldt dan:

Selectielijst 1983:

• Bescheiden die de salarisadministratie vormen: V 10 jaar
• Uitsluitend ter informatie aan bestuur overlegd: 2 jaar
• Na vervallen waarde voor de gebruiker: 5 jaar na vervallen waarde
• Bescheiden van waarde tot einde dienstverband: 10 jaar na ontslag

Selectielijst 1996, actualisering 2012:

• Bescheiden die de salarisadministratie vormen: V 7 jaar
• Uitsluitend ter informatie aan bestuur overlegd: 2 jaar na vervallen waarde
• Bewaring tot inde dienstverband is noodzakelijk: 5 jaar na vervallen waarde
• Bescheiden van waarde tot einde dienstverband: 10 jaar na ontslag
• Bescheiden van waarde tot einde dienstverband met aanraking gevaarlijke stoffen: 40 jaar na ontslag

Selectielijst 2017:

• Indiensttreding, functiewijzigingen en ontslag 10 jaar na einde dienstverband
• Functioneringsgesprekken: 10 jaar na afhandeling
• Verlof en gratificatie: 7 jaar na afhandeling
• Ziektemelding: 7 jaar of 5 jaar na einde wet poortwachter

Bovenstaande betekent dat een personeelsdossier eigenlijk niet als één geheel kan worden gewaardeerd. Diverse documenten of zaken/processen kunnen diverse bewaartermijnen hebben. Zeker in de selectielijst 2017 is dat van toepassing. Met de komst van de AVG is het bewaren van (overbodige) persoonsgegevens niet meer wenselijk/toegestaan. Dat geldt ook voor gegevens van medewerkers. Functioneringsgesprekken die onder de oudere selectielijsten werden bewaard tot 10 jaar na ontslag, hebben nu een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling (onder de selectielijst 2020).

Technisch gesproken is op een functioneringsgesprek uit 2011 de selectielijst 1996, actualisering 2012 van toepassing (V 10 jaar na ontslag). Vanuit de AVG is dat echter niet meer wenselijk. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld: verlof, ziekte en gratificaties. Een dossier of document is te waarderen met de selectielijst die gold ten tijde van het opstellen van het document of afhandelen van de zaak. Dat is een probleem als de lengte van een dossier betekent dat meerdere selectielijsten daarop van toepassing zijn. Meestal wordt dan de praktische keuze gemaakt (wat technisch gesproken niet kan) om de meest recente selectielijst toe te passen.
In uw geval zou een dossier dat wordt gesloten in 2018 dus worden gewaardeerd onder de selectielijst 2017. Technisch gesproken kan dat echter niet en kan de toezichthouder daar wat van vinden.

Als daarvan sprake is, betekent dat eigenlijk dat de toezichthouder het dossier wil splitsen en de documenten in dat dossier moet vernietigen/bewaren op basis van de selectielijst waaronder ze thuishoren. Dat is echter veel werk en niet praktisch en leidt in sommige gevallen tot het te lang bewaren van bepaalde persoonsgegevens.

Ik zie overigens helemaal geen verschil tussen een actief dossier en een gesloten dossier: je hoort eigenlijk het dossier niet te waarderen maar de informatie/documenten in dat dossier. In het papieren tijdperk werd één bewaartermijn toegekend aan het hele dossier, waarbij alle documenten in het dossier de bewaartermijn kregen van het document dat het langst bewaard moest worden. In het tijdperk van de AVG kan dat dus niet meer en zal een personeelsdossier ontdaan moeten worden (of gesplitst moeten worden) zodat documenten/zaken tijdig worden vernietigd.

In de huidige digitale wereld bestaat een dossier eigenlijk niet meer. Een dossier is een verzameling van zaken/processen en documenten die toevallig over één onderwerp/subject gaan, in dit geval een personeelslid. In een personeelsinformatiesysteem is het eigenlijk een zoekvraag: ik zoek alle zaken/processen of documenten die over één medewerker gaan. In de volksmond noemen we die zoekvraag dan het personeelsdossier. Eigenlijk kijken we dan naar verschillende zaken die allemaal andere bewaartermijnen kunnen hebben en als die bewaartermijnen zijn verstreken, dienen de zaken te worden vernietigd, ook al is een medewerker nog in dienst.

Een start- en einddatum is eigenlijk alleen van toepassing als de bewaartermijn van een zaak afhankelijk is dan een procesobject (in dit geval het dienstverband). Voor loonstroken, functioneringsgesprekken, verlof, gratificaties e.d. is dat (tegenwoordig) niet meer zo en is een start- en/of einddatum dus niet meer relevant.