Fysieke en digitale archivering van geboorteakte uit jaar X en latere vermelding (naamwijziging) in jaar Y

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

We hebben binnen onze gemeente een casus met iemand die een latere vermelding heeft i.v.m. een (achter)naamwijziging. Een geboorteakte wordt naar mijn idee blijvend bewaard, maar een naamwijziging wordt niet voor altijd bewaard volgens de selectielijst in de i-Navigator. In ons zaaksysteem vernietigen wij de zaak met naamwijziging volgens termijnen. Maar hoe zit het met de fysieke geboorteakte en de latere vermelding van naamwijziging bij burgerzaken. Hoe moeten we daarmee omgaan? En op welke manier worden deze twee stukken overgedragen naar een archief, zou dit bij elkaar gevoegd moeten worden? En op welk moment hoort dit vanuit de gemeente naar het archief te gaan?
Op de geboorteakte is wel een verwijzing naar latere vermelding naamwijziging gemaakt, maar deze latere vermelding is niet opgeslagen in het fysieke “geboorteboek” waarin de geboorteakte zit, maar in een aparte ordner “latere vermeldingen”.

Ik ben vooral op zoek naar de juiste procedure voor het archiveren van deze twee aparte stukken vanuit de gemeente tot en met de overbrenging naar het archief.

Antwoord:

Een latere vermelding hoort bij de akte gevoegd waar deze over gaat. Een naamswijziging hoort dus als latere vermelding te worden toegevoegd aan de geboorteakte. De akte wordt vervolgens na 100 jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats en daar (dus inclusief latere vermeldingen) permanent bewaard.

Documenten die hebben geleid tot een latere vermelding of akte, worden 18 maanden (als het geen brondocumenten betreft) of 110 jaar bewaard (in geval van brondocumenten). Het overbrengen van een archief aan een archivaris is een formele procedure die zowel geldt voor ‘normaal’ archief als voor aktes.