E-mail archivering sleutelfiguren

Beste Zaalberg,

Mijn vraag gaat over het archiveren en bewaren van e-mails van sleutelfiguren (bestuurders). Deze moeten bewaard blijven maar hoe kunnen wij dit het beste opslaan? Wij willen voor nu op een korte termijn graag een oplossing zoeken voornamelijk om WOO verzoeken op tijd te kunnen beantwoorden. Een oplossing kan zijn voor bestuurders om degene die hun mailbox beheert toestemming te geven (of moeten krijgen) om belangrijke e-mails in het zaaksysteem op te slaan. Dat zou eventueel als noodoplossing kunnen dienen. Heeft u hier misschien ook een idee over hoe dit op korte termijn in werking te zetten?

Antwoord:

Het zou standaard moeten zijn dat een mail die gaat over een zaak/proces die door de organisatie wordt uitgevoerd, wordt opgeslagen waar alle gegevens over die zaak of dat proces worden opgeslagen.

De selectielijst e-mailbewaring praat over het bewaren van mailboxen van sleutelfiguren, niet zozeer over individuele mailberichten. Idee is dat deze mailboxen als een soort historisch document worden bewaard.

Er is dus niet een korte termijn oplossing, anders dan andere medewerkers (b.v. ict) toegang te geven tot de mailboxen van de bestuurders.