Definitie document of bestandsnaam

Beste Zaalberg,

In onze organisatie zijn we bezig met de uitrol van MS-Teams. Hierbij leggen we ook een koppeling met ons zaaksysteem DECOS/JOIN. Om het helder te krijgen naar de organisatie toe zijn we bezig met het schrijven van een handleiding. Nu is er enige verwarring rondom de begrippen bestand of document. Dat heeft ook te maken met de beide applicaties hoe die bepaalde zaken registreren.
In JOIN : Zaakregistratie – Documentregistratie – Bestanden. (meerdere bestanden kunnen hangen aan één documentregistratie).

In MS-Teams : Team – Kanaal – Bestanden keuze uit een Map, Word document etc. In de praktijk maakt men in Teams een (bestandsmap) aan met verschillende documenten.

Als een team gearchiveerd wordt in JOIN wordt het als volgt geregistreerd:
Team = een Hoofddossier
Kanaal = een Subdossier
Bestand (map) = een Documentregistratie

Kunt u enige tips geven hoe we dit het beste omschrijven, dat we straks allemaal over hetzelfde hebben.

Antwoord:

Zonder uw specifieke configuratie te weten:

Onze aanname is dat elk team een teamsite oplevert wat in Join dan wordt gezien als een zaak. Binnen een team zijn meerdere kanalen mogelijk. Elke kanaal zorgt voor een map in de map Bestanden binnen het Team. In join wordt dat dan een submap/subdossier binnen Teams. Binnen een kanaal kan je onder ‘Bestanden’ nog weer mappen creëren die in teams dan weer submappen onder de submap van het betreffende kanaal. We nemen aan dat dat een submap wordt binnen de zaak in Join.

In een kanaal of team worden documenten neergezet onder ‘Bestanden’. Die naam kan niet worden aangepast (naar b.v. documenten).

In Sharepoint (waar de teamsite terecht komt) komen zowel de mappen als documenten terecht onder het kopje ‘documenten’.

In Join zijn de documenten gewoon onderdeel van de zaak.

Wat dus met ‘Bestanden’ en ‘Documenten’ wordt bedoeld verschilt dus ten opzicht van waar je bent. Voor gebruikers is dat natuurlijk lastig. In principe werken zij met documenten en die willen ze ergens kwijt. Nu zullen ze waarschijnlijk in SharePoint niet komen, want ze werken vanuit Teams.

Dus het beste wat u kunt doen, is de gebruikers vertellen dat ze documenten moeten plaatsen in de juiste map onder ‘Bestanden’.

Mochten ze in Join iets willen opzoeken, dan moet u vertellen dat ze documenten kunnen terug vinden onder het kopje ‘Documenten’ in de zaak in Join.

Ons advies is dus de term ‘dossier’ of zaak te vermijden en zoveel mogelijk te verwijzen naar documenten binnen een kanaal of map of naar documenten binnen Join.