Capstone methode bestuurssecretariaat
Beste Zaalberg,
Valt de mailbox van het bestuurssecretariaat onder de Capstone-methode en dient deze daarom blijvend te worden bewaard?
Antwoord:
Uw organisatie heeft de Selectielijst e-mailbewaring 2024 vastgesteld. De waardering en selectie van e-mailberichten dient daarom plaats te vinden overeenkomstig deze selectielijst.
De selectielijst onderscheidt de volgende categorieën:
- 30.1 E-mail van functionarissen met een sleutelfunctie: Bewaren
- 30.2 E-mail van medewerkers zonder sleutelfunctie: Vernietigen 7 jaar na ontvangst of verzending
- 30.3 E-mail uit gedeelde functionele mailboxen: Vernietigen 1 jaar na ontvangst of verzending
- 30.4 E-mail uit geautomatiseerde functionele mailboxen: Vernietigen 3 maanden na ontvangst of verzending, of zoveel langer als noodzakelijk is voor de bedrijfscontinuïteit of het administratieve proces
Voor categorie 30.1 worden onder functionarissen met een sleutelfunctie in ieder geval verstaan:
- leden van het college van burgemeester en wethouders;
- ambtelijke topfunctionarissen;
- compliancefunctionarissen;
- topfunctionarissen van andere gemeentelijke organen, zoals de ombudsfunctie, rekenkamer en griffie.
De mailbox van het bestuurssecretariaat betreft doorgaans een gedeelde functionele mailbox. Het feit dat vanuit deze mailbox regelmatig namens bestuurders of andere sleutelfunctionarissen wordt gecommuniceerd, maakt de mailbox zelf niet tot een mailbox van een sleutelfunctionaris in de zin van categorie 30.1.
Deze mailbox dient daarom te worden gewaardeerd als een gedeelde functionele mailbox en valt daarmee onder categorie 30.3, met een bewaartermijn van één jaar na ontvangst of verzending.
Ten slotte verdient het de voorkeur om e-mailberichten die onderdeel uitmaken van een zaak, dossier of werkproces tijdig te archiveren in het daarvoor bestemde zaaksysteem of documentmanagementsysteem. De mailbox fungeert immers primair als communicatiemiddel en niet als archiefvoorziening.