Bewaren leerlingenkaarten

Beste Zaalberg,

Onlangs hebben wij een groot gedeponeerd archief ontvangen van een school, in dit archief zitten veel leerlingenkaarten (en overige correspondentie van de leerling) ca 1915-2017. Deze bevatten veel privacy gevoelige gegevens. Wanneer ik op het internet zijn deze kaarten bij veel RHC’s wel bewaard, in de selectielijst gaat men uit van vernietiging na x aantal jaren na het verlaten van de school. Wat is hierin de juiste werkwijze ?
De kaarten wel bewaren / de overige correspondentie niet?
De kaarten die wel bewaard worden uitzonderen van openbaarheid / of alleen inzichtelijk voor de leerling zelf?
Of in het licht van de huidige privacy gegeven de kaarten niet bewaren?

Antwoord:

Ik verwijs naar artikel 11 en met name naar artikel 12 van het Besluit bekostiging WPO 2022: Artikel 11 Besluit bekostiging WPO 2022

Daaruit kunt u halen dat gegevens over een leerling minimaal 5 jaar na uitschrijving moet worden verwijderd uit de leerlingenadministratie. Met name de gegevens die onder artikel 11, lid 1 b en c vallen dienen vernietigd te worden. Gegevens die onder lid 1 a vallen mogen eventueel langer worden bewaard.

Het is dus wel mogelijk om een leerlingenadministratie te bewaren. In de regel wil je wel kunnen zien wie op de school heeft gezeten vanuit een historisch overzicht. Dan praten we echter alleen over de naam en misschien geboortedatum van een leerling en niet alle gegevens die op een leerlingenkaart staan.

Met andere woorden: de leerlingenkaarten kunnen wel bewaard blijven als die gezien kunnen worden als een leerlingenregister. Het is dan wel noodzakelijk dat alle gevoelige gegevens worden verwijderd/vernietigd.

Een beperking van de openbaarheid is sowieso een vereiste.