Bewaren dossiers van cliënten van Sociaal Domein

Beste Zaalberg,

Uw vraag:

Wij hebben nog 3 paternosterkasten met fysieke (verzamel)dossiers van cliënten van Sociaal Domein.
Sinds 2019/2020 worden er geen fysieke documenten meer toegevoegd en gaat alles digitaal.
Nu moeten de paternosterkasten verdwijnen (voor de zomer) en willen wij graag de dossiers op vernietiging zetten.
Een gedeelte zit niet meer in de uitkering dus die kunnen sowieso op vernietiging worden gezet, maar er blijven nog genoeg over die nog wel een uitkering krijgen. Redelijk veel cliënten hebben ook meerdere dossiers (2 tot uitschieters naar 12 vervolgdossiers). Wat moet je sowieso nog bewaren van die oude werkprocessen/aanvragen van de cliënten die nog wel een uitkering krijgen? Is dat bijvoorbeeld de eerste aanvraag?

Antwoord:

Onze aanname is dat de dossiers gaan over een periode waarop 3 selectielijsten betrekking hebben, namelijk de selectielijsten van 1996 (actualisatie 2012), 2017 en 2020.

De selectielijst 1996 schrijft een bewaartermijn voor van 20 jaar na einde uitkering. Deze bewaartermijn is gebaseerd op de wet boete en maatregelen die maar heel kort heeft bestaan. Veel gemeenten hanteren voor deze periode een bewaartermijn van 7 jaar na einde uitkering.

Voor individuele verlening en bijzondere bijstand schijft deze selectielijst dezelfde bewaartermijn voor. Voor controles en individuele onderzoeken zijn geen bewaartermijnen bepaald zodat dit vaak wordt geïnterpreteerd als ook 7 jaar na einde uitkering

De selectielijst van 2017 en 2020 schrijven een bewaartermijn van 10 jaar na einde uitkering voor (indien het een doorlopende voorziening is) en 10 jaar indien het éénmalige voorziening (lees: niet doorlopende bijzondere bijstand) is.

Voor onderzoeken en controles wordt dan een bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling voorgeschreven.

Zaken die nodig zijn voor de uitvoering van nog andere lopende zaken, zoals in-/terugvorderingen, krijgen de bewaartermijn van de lopende zaak.

Dit betekent dat van de papieren dossiers waarschijnlijk een groot (onder)deel of al vernietigd kan worden, of op een specifieke vernietigingstermijn/-datum kan worden gezet. Van cliënten die niet meer in de bijstand zitten en geen lopende verhaal- of terugvorderingszaken hebben lopen, is wat dat betreft de keuze makkelijk.

Voor cliënten die nog wel in de bijstand zitten is de keuze wat lastiger. Waarschijnlijk kan een groot deel van hun papieren dossiers worden vernietigd, al zal dat niet gelden voor alles in die dossiers.

Met name verstrekte bijzondere bijstand en (oude) (her)onderzoeken kunnen worden verwijderd uit deze dossiers en op vernietiging worden gezet.

Wat overblijft zijn besluiten tot verstrekking van de bijstand die nog actueel zijn, besluiten van nog doorlopende bijzondere bijstand en zaken die nodig zijn voor verhaal of nog lopende terugvordering.

Dat is veel (handmatig) uitzoekwerk, maar in het kader van het niet langer dan noodzakelijk bewaren van persoonsgegevens, is dit de meeste correcte manier van handelen.

Er zijn wel andere kort door de bocht keuzes mogelijk, maar die kunnen leiden tot het te lang bewaren van persoonsgegevens. Een werkwijze die in het verleden ook nog wel werd gehanteerd, is om alle dossiers een bewaartermijn van 10 jaar te geven oftewel allemaal de vernietigingsdatum van 2031 te geven (ervan uitgaande dat uw dossiers lopen tot en met 2020). Dat betekent dat op het moment dat de dossiers ook daadwerkelijk vernietigd gaan worden, er alsnog gekeken moet worden of dat ook daadwerkelijk kan en of die gegevens dan nog nodig zijn van cliënten die op dat moment nog steeds in de bijstand zitten.

Dit levert in eerste instantie minder uitzoekwerk op, maar over de werkwijze moeten hele duidelijke afspraken met de afdelingen worden gemaakt en er dient te worden vastgelegd dat de betreffende dossiers op het moment van vernietigen nog een keer goed moeten beoordeeld, zodat indien alle medewerkers die nu van de afspraak op de hoogte zijn uitdienst zijn over 10 jaar, iemand anders deze werkwijze ook daadwerkelijk volgt. En, nogmaals, deze werkwijze houdt ook in dat u accepteert dat er (tijdelijk) mogelijk persoonsgegevens te lang worden bewaard.