Bewaren cassettebandjes raad

Beste Zaalberg,

Wij hebben een aantal doosjes met cassettebandjes van vergaderingen van de Raad met een periode tussen 2002 – 2008.
Wij wilden ze eerst op 17 jaar zetten, maar nu kwam er een collega die dacht dat het misschien toch eeuwig bewaard zou moeten blijven.
Ik heb op de site wel stukken gevonden over videotulen maar niet specifiek alleen over audio/geluidopnames.
Hoe kunnen we hier het beste mee omgaan en waar kan ik eventueel informatie vinden over dit onderwerp?

Antwoord:

De gemeentewet schrijft voor dat van een gemeenteraadvergadering ‘het meest uitgebreide verslag’ moet worden bewaard. Er is natuurlijk geen uitgebreider verslag dan een opname. In de selectielijst 1995 staat onder categorie 2.2 ‘Verslagen of besluitenlijsten, inhoudende beleidsfactoren of -handelingen’ (bewaren).

Echter, in de toelichting onder categorie 2.2 staat:

De verslaglegging kan ook in een andere vorm plaatsvinden, bijvoorbeeld een geluidsopname van de raadsvergadering, met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen – voorzien van tijdscodes – en de besluitenlijst; deze laatste dient schriftelijk te zijn.

Hieruit volgt dat opnames op cassettebandje ook bewaard moeten worden. Probleem is dat een cassettebandjes geen duurzame vorm is informatie op te bewaren. De opnames dienen dus te worden overgezet naar een andere opslagformaat. Dat betekent dat er een vervangingsprocedure moet worden gestart en er dus een vervangingsbesluit moet komen.

Advies is om dit allemaal af te stemmen met de archivaris.