Bewaren ‘Bestuurlijk besluitvorming’

Beste Zaalberg,

Moet je de ‘bestuurlijke besluitvorming’ altijd bewaren? Bijvoorbeeld; er wordt een principebesluit genomen. Dit moet na 10 jaar worden vernietigd. Bij deze zaak hoort een bestuurlijk besluit van B&W dat in principe onderdeel van de zaak is. Op de besluitenlijst van B&W wordt vermeld wat er is besloten. Die wordt natuurlijk voor eeuwig bewaard.

Bij een te bewaren zaak bijvoorbeeld wordt de vaststelling van een belastingverordening, de bestuurlijke besluitvorming, die hierbij hoort, bewaard. Is dit een juiste werkwijze?

Antwoord:

‘Bestuurlijke besluitvorming’ op zich is geen apart proces. Ik neem aan dat u de verslaglegging van een raadsvergadering of collegevergadering bedoeld.

In principe zijn er 2 zaken: 1 voor (bijvoorbeeld) het opstellen van een verordening en 1 voor het vastleggen van een vergadering (college/raad).

In de zaak van de vergadering zitten o.a.: De agenda, de bijlagen (ingediende voorstellen) en een besluitenlijst.

In de zaak van de verordening zitten o.a.: De conceptstukken, het MT-voorstel, Collegevoorstel, collegevoorstel en de definitieve versie.

Een vergadering van de B&W is altijd permanent te bewaren, de zaak over de verordening niet altijd (als bijvoorbeeld wordt besloten de verordening niet vast te stellen). Dat betekent dat de verordening vanuit de zaak vernietigd kan worden, terwijl het in de zaak van de vergadering van de B&W permanent wordt bewaard.

Dus iets wat eigenlijk vernietigbaar is, wordt toch permanent bewaard omdat het onderdeel uit maakt van de vergadering van de B&W. Dat is nu eenmaal zo.