Bewaartermijnen voorzieningen Sociaal Domein
Beste Zaalberg,
Bij ons Streekarchief zijn drie gemeenten aangesloten en voor het toezicht ook de gemeenschappelijke regeling Baanbrekers. Bij alle vier de organisaties is er onduidelijkheid over de bewaartermijnen van voorzieningen in het Sociaal Domein. Dit komt deels omdat de positieve en negatieve resultaten onder proces 8 Voorzieningen verstrekken niet goed op elkaar aansluiten. Onder 8.1 heb je Generiek resultaat, onder 8.1.1 WMO voorziening. Bij de negatieve resultaten verwacht je dan of alleen een Generiek resultaat zoals bij 8.2, of weer Generiek resultaat en WMO voorziening zoals bij 8.3 en 8.3.1. Bij het resultaat afgebroken heb je echter 8.4 Generiek resultaat en 8.4.1 Voorziening in Sociale domein. Er worden bij 8.4.1 geen voorbeelden genoemd. Zijn er ook zaken onder 8.1, zoals een uitkering of inkomensvoorziening, die bij resultaat Afgebroken niet onder 8.4, maar onder 8.4.1 horen?
Daarnaast merk ik dat de bewaartermijn van 6 weken onder 8.4.1 als te kort wordt ervaren (door alle vier de organisaties). We gaan er daarbij vanuit dat bij het buiten behandeling stellen van een aanvraag (bijvoorbeeld omdat een cliënt niet alle gevraagde gegevens heeft ingeleverd) gekozen moet worden voor afgebroken, dus 8.4.1. Dit omdat er geen besluit op de aanvraag is genomen/geen beschikking is. De voorziening zelf is ook niet geweigerd. Er geldt dan een bewaartermijn van 6 weken. Er gaat dan echter ook een bezwaarperiode lopen van 6 weken. Na deze periode van 6 weken ontvangt de cliënt een ontvangstbevestiging, een formulier om wel/niet bij de zitting aanwezig te zijn, buigt de bezwaaradviescommissie zich over de inhoud, volgt er een hoorzitting, kortom de stukken kunnen nog ruim na de 6 weken nodig zijn.
Klopt het dat bij buiten behandeling stellen 8.4.1 van toepassing is? Of moet dit toch 8.2 zijn? Als het toch 8.4.1 moet zijn, hoe zit het dan met de bezwaartermijn en de procedure die daarna begint te lopen?
Antwoord:
Als er in de selectielijst geen specifiek resultaat aanwezig is, dan geldt het generieke resultaat.
Met andere woorden: voor een bijstandsuitkering geeft resultaat 8.1 aangezien dit niet specifiek benoemd wordt als een specifiek resultaat. Voor de WMO (8.1.1) en Jeugdwet (8.1.2) zijn wel specifieke resultaten.
Hetzelfde geldt dus ook voor de ‘negatieve’ resultaten: daar zijn geen specifieke resultaten voor de geweigerde aanvragen en dus geldt altijd 8.2
8.4.1 is bewust generiek ingestoken: het betekent dat voor zowel bijstands-/inkomensvoorzieningsaanvragen, Wmo-aanvragen en jeugdwetaanvragen een bewaartermijn geldt van 6 weken indien de aanvraag door de aanvrager of door de organisatie wordt ingetrokken. Daar hangt inderdaad een bewaartermijn van 6 weken aan, wat inhoudt dat er vaker dan 1x per jaar vernietigd zal moeten worden. Er zijn al organisaties die ervoor kiezen om 1x per maand vernietigen.
De termijn van 6 weken is gebaseerd op de bezwaartermijn en is gekozen om persoonsgegevens waar de organisatie geen belang meer voor heeft zo kort mogelijk te bewaren. Bij het opstellen van de nieuwe selectielijst (waarschijnlijk gaat deze in vanaf 2027) zal nog wel worden gekeken of deze bewaartermijn verlengd kan worden omdat meerdere organisaties aangeven dat 6 weken te kort is.
Buiten behandeling gelaten wordt daarbij beschouwd als een geweigerde aanvraag en daarvoor geldt dus resultaat 8.2 (V 5 jaar).
Overigens is het ook zo dat als een bezwaar wordt ingediend, de gegevens uit de oorspronkelijke zaak als onderdeel worden gezien van de zaak over het bewaarschrift. Met andere woorden: de bewaartermijn van de originele zaak wordt dan afhankelijk van de uitkomst van het bezwaar.