Bewaartermijnen sociaal domein
Beste Zaalberg,
Bij het Wmo-loket van de onze gemeente registreren en behandelen we hulpvragen van inwoners. Voor het goed kunnen inrichten van de bewaartermijnen van onze processen heb ik een paar vragen.
- Onze back-office registreert de hulpvraag en zet deze door naar een van de Wmo-consulenten die met de hulpvraag aan de slag gaat. Er worden ook hulpvragen geregistreerd waar niet direct een Wmo proces zoals melding/aanvraag op volgt.
- Soms wordt de burger na het registreren van de hulpvraag in ons systeem, door de consulent verwezen naar bijvoorbeeld de wijkverpleegkundige of een andere organisatie. Of de burger krijgt informatie, of er wordt informatie naar hem opgestuurd. Wat is de bewaartermijn voor dit proces en op grond van welk artikel (selectielijst van de VNG)?
- Soms begeleidt de consulent de burger bij zijn hulpvraag kortdurend zonder dat er een melding voor Wmo wordt geregistreerd. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van een Wlz indicatie of iemand toe leiden naar de huisarts voor het aanvragen van een behandeling. In dit proces registreren we bijvoorbeeld afspraken die we maken met de burger en eventueel sturen we hem/haar een brief. Wat is de bewaartermijn voor dit proces en op grond van welk artikel (selectielijst van de VNG)?
- Bij ons loket kunnen burgers ook een melding doen in het kader van de Brede ondersteuning Toeslagenaffaire. Wat is de bewaartermijn voor dit proces en op grond van welk artikel (selectielijst van de VNG)?
- Ook registreren we aanvragen in het kader van Sociaal Medische Indicatie (SMI), een tegemoetkoming in de kosten van kinderopvang, voor ouders die geen recht hebben op kinderopvangtoeslag. Wat is de bewaartermijn voor dit proces en op grond van welk artikel (selectielijst van de VNG)?
Antwoord:
- Doorgestuurde hulpvraag. Dit wordt gezien als een afgebroken aanvraag. Volgens de gemeentelijke selectielijst geldt dan een bewaartermijn van 6 weken onder resultaat 8.4.1 omdat er geen noodzaak is (dit is een verwijzing naar de AVG) om deze gegevens te bewaren.
- Begeleiding: hiervoor wordt verwezen naar resultaat 8.1 (V 10 jaar na einde ondersteuning). Als de gemeente deze ondersteuning ziet als een ‘behandeling’ onder de WMO kan ook gekozen worden voor een bewaartermijn van 15 jaar ‘na laatste wijziging persoonsgegevens’, maar aangezien een client alleen ondersteund wordt, lijkt die keuze niet correct.
- Brede ondersteuning toeslagenaffaire: de VNG heeft een aantal jaar geleden een ‘handreiking Gegevensverwerking ontvangst en gebruik gegevens hersteloperatie toeslagen’ uitgebracht waarin een bewaartermijn van 15 jaar werd geadviseerd met een verwijzing naar de bewaartermijn voor WMO voorzieningen. Deze handreiking is vervangen door Handreiking brede ondersteuning en plan van aanpak, Hierin wordt geen bewaartermijn meer genoemd. Dat houdt in dat de bewaartermijn afhankelijk is van de voorziening die wordt verstrekt of van het proces dat wordt uitgevoerd. Als de gemeente voorzieningen verstrekt via de bijstand geldt een bewaartermijn van 10 jaar na einde voorziening onder resultaat 8.1, een voorziening onder de WMO heeft een bewaartermijn van 15 jaar na ‘laatste wijziging persoonsgegevens’ onder resultaat 8.1.1 en een voorziening onder de Jeugdzorg heeft een bewaartermijn van 20 jaar ‘na laatste wijziging persoonsgegevens’. Het Plan van aanpak heeft of een bewaartermijn 15 jaar of 20 jaar onder resultaat 3.1.4 of 3.1.5 afhankelijk van wat voor soort voorzieningen hierin worden besproken.
- SMI: dit wordt gezien als een voorziening onder de bijstand en heeft daarom een bewaartermijn van 10 jaar na einde voorziening onder resultaat 8.1