Bewaartermijnen MS Teams

Beste Zaalberg,

Graag wil ik wat advies/informatie omtrent de bewaartermijnen in MS-Teams. Bij de inrichting van Teams hebben we een viertal soorten: Project, Programma, Werkgroep, Afdeling.
We hebben een koppeling tussen MS-Teams en ons zaaksysteem. Nu is het zo afgesproken dat de teameigenaar zijn project moet opschonen en archiefwaardig materiaal moet doorzetten naar het zaaksysteem. In het zaaksysteem is een apart boek aangemaakt MS Teams. Hier komen de Teams en de kanalen en documenten in terecht.
Voor DIV is het nu een vraag welke bewaartermijn en grondslag gaan we nu hangen aan alle deze team projecten. En op welk niveau. Team-Kanaal-bestand.
Wij hebben gekeken naar het voorbeeld van een andere gemeente. Zij hanteren 10 jaar of eeuwig bewaren bij projecten. En voor Afdelingen 5 jaar bewaren. Het lijkt ons een idee om deze methode maar te hanteren. Anders moeten we per team gaan bepalen welk item van de selectielijst van toepassing is. Misschien heeft u enkele suggesties.

Antwoord:

Wanneer je informatie gaat waarderen die wordt opgeslagen in MS Teams, is het van belang om duidelijke werkafspraken te hebben wat er wel en niet opgeslagen wordt opgeslagen in MS Teams.

Indien MS Teams vooral gebruikt wordt voor verslagen van overleggen kan je onderscheid maken tussen werkoverleggen (korte bewaartermijn op grond van 19.1.9), overleggen van ambtelijk overleg met derden (V5 jaar na afhandeling op grond van 19.1.11) en extern bestuurlijke overleggen (V10 jaar na afhandeling op grond van 19.1.10).

Wanneer het gaat om informatie met betrekking tot een project (V10 jaar na einde project op grond van 14.1), maar selectielijst proces 14 kent ook B-waarderingen voor specifieke projecten.

Daarbij geef ik toe dat die waardering van 10 jaar op grond van 14.1 al enigszins arbitrair is, omdat het betreffende selectielijstproces vooral gericht is op het inrichten van de openbare ruimte.

Bovendien is het niveau waarop je gaat waarderen afhankelijk van de scope van de Teams die zullen worden aangemaakt.

De gemeentelijke selectielijst is procesgericht ingestoken, dus op het moment dat er op basis van thema’s/onderwerpen Teams worden aangemaakt, zal dat de waardering lastiger maken.