Bewaartermijnen archiefwet

Beste Zaalberg,

We hebben uitvoering gegeven aan de energietoeslag en de extra ondersteuning voor middeninkomens in 2022 en 2023.

• Tot wanneer moeten de gegevens bewaard blijven volgens de Archiefwet?
• Welke gegevens moeten bewaard blijven?
  • Persoonsgegevens (naam, adres, tel, e-mail, bank, geboortedatum, BSN);
  • Documenten ingeleverd door de inwoner;
  • Het aanvraagformulier;
  • Het rapport;
  • De opvraag en herstelbrieven;
  • Het besluit.

Antwoord:

Op zich verplicht de archiefwet u tot niets als het gaat over bewaartermijnen. De archiefwet verplicht u wel tot het volgen van door de organisatie vastgestelde bewaartermijnen. Voor uw organisatie betekent dat dat u de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 moet volgen.

Deze selectielijst is procesgericht opgebouwd. Dat houdt in dat alle documenten die met 1 zaak te maken hebben, allemaal dezelfde bewaartermijn krijgen.

De documenten die u noemt in uw vraag, hebben allemaal dezelfde bewaartermijn. In sommige gevallen kan het zijn dat persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor de contaxt van de zaak, eerder vernietigd moeten worden. Dat speelt in uw voorbeeld geen rol.

Voor de energietoeslag verwijzen we naar resultaat 8.1.5 (subsidie) met een bewaartermijn van 7 jaar.

Extra ondersteuning van middeninkomens zien we als een voorziening die wordt verstrekt, wat betekent dat we dit 10 jaar bewaren nadat de ondersteuning is beëindigd.