Bewaartermijnen aanvraag vervangende stempas en kiezerspas
Beste Zaalberg,
Uw vraag:
De VNG Selectielijst 2020 noemt bij procestype 5 (Producten en diensten verstrekken) de kiezerspas als voorbeeld van een product, met een bewaartermijn van 5 jaar, op basis van risicoanalyse (resultaat 5.1).
Verderop in de VNG Selectielijst 2020 staat bij procestype 22 (Gebeurtenis organiseren) de stempas en kiezerspas als voorbeelden van stukken die na drie maanden moeten worden vernietigd, conform de Kieswet (resultaat 22.1.2).
Het model-DSP voor gemeenten (i-Navigator) verwijst bij procesnummer B0262 (Het behandelen van een aanvraag voor een kiezerspas) en B1628 (Het behandelen van een aanvraag voor een vervangende stempas) bij archivering naar resultaat 22.1.2.
Onze archivaris stelt zich op het punt dat er bij een aanvraag van een vervangende stempas sprake is van een product en dat daarom procestype 5 van toepassing is. Daarmee verschilt hij van inzicht met onze vorige archivaris.
Ik denk dat ‘kiezerspas’ als voorbeeld van een product bij resultaat 5.1 in de VNG Selectielijst wat ongelukkig is gekozen, gezien de toelichting bij resultaat 22.1.2 in diezelfde VNG Selectielijst. Ik vraag mij af wat het belang kan zijn voor een gemeente om informatie over individuele aangevraagde stempassen en kiezerspassen 5 jaar te bewaren. Als er een risico is voor de bedrijfsvoering van de gemeente, waar bestaat dat risico dan volgens u uit? En is het niet zo dat de bewaartermijn in wet- en regelgeving (in dit geval artikelen N2 en Na 37 van de Kieswet) voorgaat op de risicoanalyse?
Antwoord:
U kijkt naar 2 verschillende processen:
Onder 5.1 vallen inderdaad de aanvragen voor vervangende stem/-kiespassen. Het resultaat daarvan is dat iemand een vervangende stem/kiespas krijgt (proces 1).
Die stempas/kiespas wordt ingeleverd tijdens de verkiezingen (proces 2). Als onderdeel van dit proces dienen die stem/-kiespassen volgens de kieswet 3 maanden na benoeming van de raad te worden vernietigd.
Met andere woorden: in het eerste proces leg je alleen vast dat iemand om een vervangende stempas heeft gevraagd (niet de stempas zelf), in het 2e proces wordt die pas gebruikt. Dat verklaart het verschil in bewaartermijnen.