Bewaartermijn van de documenten die een rol hebben gespeeld bij het opmaken van aktes Burgerlijke Stand

Beste Zaalberg,

Onder procestype 7 (aangiften behandelen) in de Selectielijst 2020 is bij de diverse sub categorieën vermeld dat bescheiden betreffende opnemen en wijzigen van gegevens 110 jaar bewaard moeten blijven waarna vernietiging plaatsvindt. Echter die 110 jaar is niet van toepassing indien bescheiden OF gegevens (?) uit een NL register kunnen worden gereproduceerd.

Hoe verhoudt dit zich tot categorie 7.1.21 waar in het algemeen is bepaald dat bescheiden t.b.v. het opmaken van een akte BS na 18 maanden kunnen worden vernietigd. Met andere woorden: als er een akte BS is opgemaakt dan kunnen aangiften, meldingen ed. van geboorte, huwelijk, overlijden na 18 maanden vernietigd worden in plaats van de 110 jaar zoals nu in de praktijk gebeurt?

Graag opheldering over het toepassen van welke termijn bij het vernietigen van de genoemde (bron) documenten in de (zaak)dossiers.

Antwoord:

Duidelijk moet wat precies ‘brondocumenten voor de burgerlijke stand (BS)’ zijn en welke gegevens al in de burgerlijke stand aanwezig zijn. De bewaartermijn van 110 jaar geldt alleen voor de brondocumenten en niet voor gegevens die al ergens anders zijn opgeslagen of die niet worden gezien als brondocumenten. Deze vraag kunt u het beste stellen aan de afdeling Burgerzaken.

Indien de Burgerlijke stand gewijzigd wordt op basis van een brondocument die niet uit een Nederlands register kan worden gereproduceerd dan geldt de termijn van 110 jaar op grond van resultaat 7.1.2 (eerste inschrijving of geboorte) uit de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, 7.1.3 (naam, geboorte, geslacht, afstamming), 7.1.5 (huwelijk, geregistreerd partnerschap, echtscheiding, ontbinding) en 7.1.6 (overlijden)

7.1.21 (18 mnd) heeft betrekking op wijzigingen van de burgerlijke stand die getriggerd worden door brondocumenten die uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd (voorbeeld: de vernietiging van de vaderschapserkenning die start met een gerechtelijke uitspraak).

Wanneer het gaat om het verwerken van een aangifte zonder buitenlandse brondocumenten, dan wordt dat gewaardeerd op grond van 7.1.21 (18 mnd) wanneer het gaat om een wijziging van de BS (die vaak ook verwerkt wordt in de BRP) en 7.1 (5 jaar) voor wijzigingen die direct in de BRP worden doorgevoerd waar geen specifiek resultaat voor bestaat in de selectielijst (zoals een eerste inschrijving of een correctieverzoek).

Terug naar overzicht