Bewaartermijn project documenten

Beste Zaalberg,

Er is een discussie over de bewaartermijnen van projectdocumenten, deze worden vastgelegd met verschillende zaaktypes. Zo wordt voor een bewonersbrief het zaaktype ‘Informatieverstrekking op eigen initiatief’ gebruikt, en komen na 1 jaar op een vernietigingslijst terecht, de behandelende afdeling wil deze documenten echter tot het einde van het project ter beschikking hebben. Is het terecht dat de documenten met verschillende zaaktypes worden geregistreerd of valt alles onder zaaktype ‘Project uitvoering’ en gaat de bewaartermijn in ná einde van het project?

Antwoord:

Het is verstandig om deze ‘informatiebrieven’ gewoon onder het project te laten vallen en niet als aparte zaken. Deze brieven hebben de context van de zaak c.q. het project. Het is zeker niet verstandig dat deze brieven worden vernietigd terwijl het project nog loopt.

Technisch gesproken wordt het zaaktype ‘Informatieverstrekking op eigen initiatief’ bij een gemeente nauwelijks gebruikt. Een informatiebrief hoort 90% van de tijd bij een (grotere) zaak.

Bijvoorbeeld: een informatiebrief over de openingstijden van het gemeentehuis hoort bij de zaak waarin het besluit wordt genomen om de openingstijden te wijzigen.

Dit geldt dus zeker voor een project: een informatiebrief die vanuit een project wordt verstuurd, hoort bij dat project en is geen aparte zaak.