Bewaartermijn Loonbelastingverklaring

Beste Zaalberg,

Een getekende loonbelastingverklaring voor in een personeelsdossier werd vroeger gezien als apart document en nu als onderdeel van een apart proces met een eigen bewaartermijn. De fiscale bewaartermijn is normaal gesproken 7 jaar. Ook geeft de selectielijst een termijn van 7 jaar aan.
Verder: In verband met de AVG moet informatie vernietigd worden wanneer het belang voor de bedrijfsvoering is vervallen.
Wat is de juiste interpretatie voor ‘de actuele waarde voor de bedrijfsvoering’ bij het bewaren van een loonbelastingverklaring als we dit in relatie brengen met de begrippen van de Belastingdienst? Waarbij men spreekt van:
Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven voor de bedrijfsvoering. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn van 7 jaar.” (uit ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’)
Conflicteert de Archiefwet en – regelgeving/ AVG met de interpretatie van de Belastingdienst? Als een loonbelastingverklaring is getekend en ontvangen door de werkgever kan aan dit gegeven, conform AVG, Archiefwet direct een bewaartermijn van 7 jaar worden toegekend en vervalt daarna de ‘actuele waarde’ (en is het niet bedoeling dat de loonbelastingverklaring pas vernietigd wordt na uitdiensttreden van een personeelslid). Volgens het Handboek Loonheffingen en Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 moet loonadministratie ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaard. Graag uw advies voor de juiste bewaartermijn van de loonbelastingverklaring. Is dit gerekend vanaf indiensttreding, ondertekening en opname in het personeelsdossier of na einde dienstverband (al dan niet 5 of 7 jaar)?

Antwoord:

Wetgeving gaat altijd voor de selectielijst. De uitvoeringsregeling loonbelasting vermeldt in artikel 12.1 lid 5:

De inhoudingsplichtige bewaart de in het vierde lid bedoelde loonbelastingverklaring ten minste vijf jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd bij de loonadministratie.

Procesmatig gezien is dit een document dat wordt ingeleverd tijdens de indiensttreding van een nieuw personeelslid. Gezien alle andere informatie in dit proces is daarvoor een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband bepaald. Dat betekent dat de loonbelastingverklaring ook die bewaartermijn krijgt.

Na 5 jaar is echter de noodzaak voor het bewaren van de loonbelastingverklaring komen te vervallen. Kijkend naar de AVG zou dit document dus ook na 5 jaar vernietigd moeten worden. Dat betekent echter dat deze documenten handmatig uit een zaak moeten worden verwijderd omdat de meeste systemen geen bewaartermijnen bepalen op documentniveau. Indien uw systeem dat wel kan, adviseer ik u de loonbelastingverklaring 5 jaar na einde dienstverband te vernietigen.

Als dat niet kan, dient u een risicoanalyse uit te voeren met bijvoorbeeld de privacy officer naar de risico’s die u loopt als u de loonbelastingverklaring 10 jaar bewaart ipv 5 jaar. Op het eerste gezicht lijken de risico’s niet heel erg groot, maar misschien dat de privacy officer tot een andere conclusie komt.

De bewaartermijn van 7 jaar slaat op een financiële termijn voor bedrijven die hier niet opgaat: een loonbelastingverklaring heeft op zich geen financiële consequenties.