Bewaartermijn gesprekken Chatbot

Beste Zaalberg,

Er is bij mijn organisatie interesse in het afnemen van een chatbot. Nu vraag ik mij af wat een goede bewaartermijn is voor de gehouden gesprekken. Zelf denk ik aan 1 jaar als je ze als informatieverzoeken beschouwd. Nu hoor ik dat er een termijn van 1 maand wordt aangehouden. Maar ik kan nergens een grondslag daarvoor vinden.
Daarnaast vraag ik mij af of je wel een bewaartermijn kunt bepalen als de gesprekken weer als input voor de chatbot zelf gebruikt worden. Vallen ze dan niet onder de vlag van “algoritmes”?

Antwoord:

Wanneer je je baseert op de huidige Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 dan komt specifiek resultaat 6.1.3 het best in aanmerking voor chatbot-gesprekken.

Daarmee krijgen ze een bewaartermijn van V1 jaar na afhandeling.

In de praktijk zie je echter dat dergelijke gegevens een stuk korter worden bewaard, omdat het doel waarvoor ze worden verwerkt geen lange bewaartermijn vergt.

De gemeenten die GEM gebruiken, bewaren de informatie 28 dagen.

https://www.utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/privacy/privacyverklaring/privacyverklaring-gem

https://www.eindhoven.nl/specifieke-privacyverklaring-chatbot-gem

De gemeente Montferland hanteert een bewaartermijn van 1 maand.

https://www.montferland.info/gebruiksvoorwaarden-en-privacy-chatbot-mai

De vragen en antwoorden vallen in ieder geval niet onder informatie met betrekking tot een ‘algoritme met ingrijpend maatschappelijk en/of complexe structuur’ (specifiek resultaat 2.1.2).