Bewaartermijn gescande rijbewijsaanvragen zonder bijlagen

• aanvragen met bijlagen, waarvoor een bewaartermijn van 11 (+1) jaar geldt;
• gescande aanvragen zonder bijlagen, die uitsluitend bestaan uit aanvraagformulieren. Deze bewaren wij momenteel tot drie maanden na scanning, omdat de originele digitale aanvraag bij de RDW in het systeem is opgenomen.

Ik heb hierover informatie opgezocht met Copilot en kreeg onderstaand antwoord, waarin wordt verwezen naar VHIC. Daarom stel ik mijn vraag opnieuw:

Is het juist dat wij deze gescande aanvragen drie maanden na scanning mogen vernietigen, omdat de oorspronkelijke digitale aanvragen in het systeem van de RDW aanwezig zijn?

Uit Copilot naar aanleiding van de vraag over de bewaartermijn van gescande rijbewijsaanvragen zonder bijlagen:

De kern van het antwoord van VHIC is:

Als aanvraagformulieren voor rijbewijzen worden gescand en opgenomen in het systeem van de RDW, hoeft de gemeente deze formulieren niet daarnaast ook in een eigen systeem of papieren archief te bewaren. Wel blijft de gemeente verantwoordelijk voor een juiste inrichting van de bewaring, vervanging en vernietiging van deze documenten.

Voor het informatiebeheer betekent dit onder meer het volgende:

• De gemeente is archiefvormer en blijft zorgdrager voor de gegevens.
• Bewaring op twee plaatsen is niet noodzakelijk.
• Wanneer papieren formulieren na scanning worden vernietigd, moet daarvoor een rechtmatig vervangingsproces zijn ingericht.
• Vernietiging moet plaatsvinden conform de bewaartermijn uit de geldende Selectielijst voor gemeenten.
• Indien de RDW de vernietiging uitvoert, moet de gemeente kunnen aantonen dat dit rechtmatig en gecontroleerd plaatsvindt.

De aanvragen die bij de RDW worden ingediend, vallen onder de verantwoordelijkheid van de RDW. De gemeente ontvangt de aanvraag uitsluitend voor de uitreiking van het rijbewijs. De taak van de gemeente strekt in dit geval niet verder. De RDW is verantwoordelijk voor de besluitvorming, de betaling en de archivering van de aanvraag.