Bewaartermijn en opschonen van enquêteformulieren
Beste Zaalberg,
Er wordt bij onze organisatie op dit moment een enquête uitgevoerd onder omwonenden. Ik vat dit vanuit informatie- en archiefbeheer op als onderdeel van een evaluatie van beleid met externe werking en dus permanent te bewaren. In de begeleidende brief is gemeld dat de gegevens na 6 maanden worden verwijderd.
– Maken de ingevulde vragenlijsten onderdeel uit van de evaluatie (4.1.1 Bewaren) of is het voldoende om alleen de samengevatte resultaten te bewaren?
– Indien de resultaten volstaan, welke vernietigingstermijn geldt dan voor de ingevulde vragenlijsten?
– Moeten de ingevulde vragenlijsten na x periode worden geanonimiseerd?
Antwoord:
Onder de huidige selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen krijgen alle documenten die deel uitmaken van één zaak dezelfde bewaartermijn. Het is echter niet altijd logisch om alle informatie binnen een zaak ook daadwerkelijk permanent te bewaren. Voor concepten, (bepaalde) persoonsgegevens, dubbelen en vergelijkbare documenten is dat vaak geen verstandige keuze.
Daarom biedt de selectielijst de mogelijkheid om informatie tussentijds te opschonen, oftewel documenten uit een zaak te verwijderen voordat de bewaartermijn van de zaak is verstreken. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld individueel ingevulde enquêteformulieren al na zes maanden of een jaar worden vernietigd. Vooral wanneer deze formulieren persoonsgegevens bevatten, is het verstandig gebruik te maken van deze mogelijkheid. In dat geval worden alleen de uiteindelijke uitkomsten en rapportages bewaard.
De methodiek van opschonen is niet verplicht. Organisaties kunnen zelf bepalen of, wanneer en op welke informatie deze wordt toegepast. Het is wel raadzaam om hierover afstemming te zoeken met de archivaris. In dit specifieke geval is het gebruikelijk om de individuele enquêteformulieren na zes maanden tot één jaar te vernietigen.
U kunt er eventueel voor kiezen om enkele ingevulde enquêteformulieren permanent te bewaren als historisch voorbeeld van de wijze waarop het onderzoek is uitgevoerd. In de praktijk gebeurt dit echter zelden. Wanneer u hiervoor kiest, dienen de formulieren wel te worden geanonimiseerd.