Bewaartermijn aanvraagformulier tegemoetkoming medisch afval

Beste Zaalberg,

Recent is er bij ons een nieuw zaaktype ingericht ‘aanvraagformulier tegemoetkoming medisch afval’. Men is van plan om, in overleg met Privacy Officer en FG, de bewaartermijn vast te stellen op 6 weken. Na positieve beoordeling zou het adres immers een groen vinkje krijgen en de bewijsstukken vernietigd worden, zo stelt men. Er wordt echter wel met steekproeven en herbeoordeling gewerkt. Afvalinzameling in algemene zin valt onder 5.1.1 (7 jaar). Welke bewaartermijn adviseert u hierin?

Antwoord:

Zelf verwijzen we naar resultaat 8.1 van de selectielijst (V 10 jaar na einde voorziening). We zien deze tegemoetkoming namelijk als een voorziening die wordt verstrekt aan minima. Verwijzen naar 5.1 zou ook kunnen.

Daarbij zijn wel een aantal aantekeningen te maken.

Bij de aanvraag worden vaak medische gegevens uitgevraagd om te kunnen controleren of iemand aan de voorwaarden voldoet. Na deze controle zouden deze gegevens eventueel weg kunnen. Zo te zien wilt u daarbij een termijn van 6 weken hanteren. Dat kan als het alleen maar gaat over de medische gegevens. U zult de zaak langer moeten bewaren. Dat is minimaal 7 jaar vanwege de financiële aspecten van de zaak.

Het kan zijn dat u de medische gegevens ook langer moet bewaren: het kan zijn dat een accountant die wil controleren of de zaak correct is afgehandeld ook wil kijken naar de correctheid van de medische gegevens. Of de accountant genoegen neemt met een ‘vinkje’ dat de medische gegevens gecontroleerd zijn, kunnen wij niet beoordelen.

Daarnaast maakt u zelf een opmerking over steekproven en herbeoordeling: gegevens die nodig zijn voor deze steekproeven en herbeoordelingen zult u moeten bewaren zolang de voorziening verstrekt wordt.