Archivering ondernemingsraad
Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig met de inrichting van vernietiging binnen onze vergadertool. Daarbij komen wij ook vergaderingen van de ondernemingsraad vanaf 2023 tegen. In de geldende selectielijst herkennen wij echter geen categorie waaronder dit overleg kan worden geschaard. Dit roept met name vragen op omdat vergaderingen van de directie na 20 jaar voor vernietiging in aanmerking komen.
Op grond van welke bewaartermijn of selectiecategorie dienen de vergaderingen van de ondernemingsraad te worden bewaard dan wel vernietigd?
Antwoord:
Het archief van de ondernemingsraad (OR) dient te worden beschouwd als het archief van een zelfstandige organisatie binnen de instelling. De verantwoordelijkheid voor de archivering van de OR berust daarom primair bij de ondernemingsraad zelf en niet bij de organisatie als geheel. De OR kan in beginsel zelf bepalen op welke wijze en waar haar archief wordt beheerd.
In de praktijk wordt het archief van de OR echter vaak ondergebracht binnen het archiefbeheer van de organisatie. Wanneer daarvoor wordt gekozen, kan tevens worden besloten de geldende selectielijst van de organisatie toe te passen.
Vergaderingen van de ondernemingsraad kunnen in dat geval worden aangemerkt als bestuurlijke vergaderingen. Het betreft immers het formele overlegorgaan waarin de ondernemingsraad besluiten neemt en zijn taken uitvoert. Voor de waardering en selectie kan daarom worden aangesloten bij categorie 19.1.6 (Bewaren). Hierdoor komen de vergaderstukken en verslagen voor blijvende bewaring in aanmerking.