Archiveren inspraakteksten van de raad

Beste Zaalberg,

Bij het aanleveren voor archiefstukken van de raadsvergaderingen, krijgen wij af en toe inspraakteksten van burgers aangeleverd.
Wij hebben (ivm dualisme) twee afzonderlijke archieven, zowel voor de raad als voor de organisatie. Mijn vraag is nu:
worden de inspraakteksten bewaard, en zo ja: in beide archieven?

Antwoord:

Aangezien de inspraakteksten van burgers worden ingediend bij een raadsvergadering, mogen deze teksten sowieso bewaard worden als onderdeel van de raadsvergadering.

Het kan echter zijn dat de inspraakteksten worden meegenomen bij de verdere afhandeling van de zaak waar de teksten over gaan. In dat geval maken de teksten ook onderdeel uit van de individuele zaak en krijgen ze de bewaartermijn van de zaak waar de teksten over gaan.

Het kan dus inderdaad voorkomen van de inspraakteksten in zowel het archief van de raad als die van de organisatie worden bewaard.