Afsluiten analoog dossier

Beste Zaalberg,

Sinds 2019 worden de dossiers van jeugd en wmo digitaal afgehandeld in een applicatie. Nu willen wij de analoge dossiers overbrengen naar het archief. Op welke termijn kunnen wij deze dossiers wegzetten? Het zijn namelijk nog lopende zaken; alleen worden de stukken digitaal opgeslagen en is het analoge dossier dus niet compleet. We hebben geen vervanging voor deze stukken.

Antwoord:

De bewaartermijn van WMO en Jeugdzaken was voorheen 15 resp. 20 jaar na afhandeling, tenzij de zorgdrager langer bewaren noodzakelijk acht.

Dit is sinds een paar jaar aangepast naar: “15 resp. 20 jaar na laatste wijziging van de persoonsgegevens”. Ik interpreteer dat als 15 resp. 20 jaar nadat de laatste voorziening is beëindigd.

Dat maakt uw vraag wat lastig te beantwoorden. Voorheen kon u de dossiers gewoon op 15 resp. 20 jaar zetten ondanks het feit dat dit nog doorlopende zaken waren.

Nu dient u een oplossing te bedenken die niet het hele vraagstuk afdekt.

Wat vroeger nog wel eens gedaan werd, is de dossiers op een vernietigingsjaar zetten dat ver in de toekomst lag. Dus stel dat een lopend WMO dossier vandaag een vernietigingsjaar zou krijgen terwijl de voorziening nog loopt, werd vaak bijvoorbeeld gekozen voor een vernietigingsjaar van V 2054 of zelfs V 2064. In uw specifieke voorbeeld is dat heel lastig: u loopt het risico dat dossiers langer bewaard worden dan noodzakelijk. Vanwege de vele gevoelige persoonsgegevens die deze dossiers bevatten, is dat een probleem.

Eén optie is om een vervangingsbesluit te nemen en de stukken digitaal op te nemen in de TSA.

Mijn advies zou echter zijn om de dossiers 15 resp. 20 jaar te bewaren met de aantekening dat op het moment dat het dossier op de vernietigingslijst terecht komt, te controleren of het dossier ook echt vernietigd kan worden.