Advies over het bewaren en overzetten van relevante personeelsgegevens naar AFAS
Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig met het idee om onze personeelsdossiers te digitaliseren.
Door de vorming van de SWO in 2015 hebben medewerkers die al vóór 2015 in dienst waren vaak nog twee fysieke dossiers: één van de voormalige gemeente en één van de SWO, terwijl de stukken vanaf 2015 als het goed is al in AFAS staan.
Wij willen graag toewerken naar één compleet digitaal personeelsdossier per medewerker in AFAS.
Kunt u vanuit archief technisch oogpunt aangeven of en onder welke voorwaarden de dossiers van vóór 2015 en vanaf 2015 mogen worden samengevoegd, en waar we bij het digitaliseren en eventueel vernietigen van de fysieke dossiers rekening mee moeten houden
Antwoord:
Technisch gezien is het oude personeelsdossier in 2015 afgesloten. Op dat moment is tevens de bewaartermijn van tien jaar na uitdiensttreding gaan lopen, conform de Selectielijst 1996 (actualisatie 2012).
De medewerkers zijn destijds namelijk in dienst getreden bij een andere organisatie.
U zou kunnen zeggen dat het dienstverband van de medewerker, ondanks de overgang naar een andere organisatie, feitelijk niet is onderbroken en daarom nog steeds doorloopt. Vanuit die redenering bestaat er een argument om het oude personeelsdossier te bewaren.
Voor het grootste deel van het personeelsdossier geldt echter dat de daarin opgenomen documenten hun relevantie hebben verloren. Ook vanuit het oogpunt van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het raadzaam om deze niet langer noodzakelijke gegevens te vernietigen en niet over te zetten naar het personeelsinformatiesysteem. Gegevens over verlof, ziekte, gratificaties, functioneringsgesprekken en vergelijkbare onderwerpen uit het dossier van 2015 zijn voorbeelden van documenten die inmiddels vernietigd hadden kunnen worden. Deze gegevens dienen daarom niet te worden overgenomen in AFAS.
Wat resteert, zijn gegevens die nog van belang zijn voor de arbeidsrelatie, zoals informatie over indiensttreding, functiewijzigingen en nog lopende afspraken.
Het uitgangspunt moet daarom niet zijn om een volledig personeelsdossier over te zetten, maar om te bepalen welke informatie nog relevant is voor de organisatie en om uitsluitend die gegevens over te nemen.