Ad Hominem

Is er nog toekomst voor de informatiecoach, de adviseur informatievoorziening of hoe we jou ook gaan noemen in de toekomst? Ik weet zeker van wel. Zoals ik in mijn vorige column heb geschreven is het zinvol om alle functies op het gebied van de informatievoorziening, het informatiebeheer en informatiebehoud bij elkaar te brengen in één afdeling die we maar even voor het gemak Informatie gaan noemen. Daarin komen de functionaris gegevensbescherming, de informatiecoach, de functioneel en technisch beheerders, de privacy officer, de recordmanager en noem al die functies maar op die tegenwoordig worden bedacht of wettelijk worden vereist, samen. Dit vraagt wel om een sterke positionering van deze nieuwe afdeling, met krachtige functionarissen en een stevige backing van bestuur en management.

Waarom een sterke afdeling Informatie in een organisatie nodig is? Omdat we nu al jaren spreken over het belang van informatie, maar de uitvoering van de taken op dat gebied kwistig uitstrooien in de organisatie, zonder samenhang te creëren. En dat is niet handig. Wil bijvoorbeeld een recordmanager een bepaalde afdelingsschijf controleren, dan kan dat niet zonder daartoe rechten te hebben. Die rechten houdt ICT bij in de Active Directory. Wil de recordmanager de inhoud van een procesapplicatie vergelijken met de registraties in het DMS of zaaksysteem, dan geldt hetzelfde: het is doorgaans onmogelijk.

De Tijdelijke Commissie Digitale Toekomst van de Tweede Kamer presenteerde recent haar eindrapport. Gerrit-Jan van Otterloo zegt in het bijgevoegde filmpje (te vinden op https://www.tweedekamer.nl/nieuws/kamernieuws/tijdelijke-commissie-digitale-toekomst-overhandigt-eindrapport): “Het vraagstuk van de digitale toekomst voor de Tweede Kamer is dat er in verschillende portefeuilles afzonderlijk wordt gekeken naar digitale zaken, maar nergens in samenhang”.
Die samenhang denkt de Commissie te bereiken via de volgende aanbevelingen:
– Een vaste Kamercommissie Digitale Zaken in te stellen;
– Een kennisagenda digitalisering op te stellen om informatie van buiten ook naar binnen te halen;
– De nieuwe Commissie in staat te stellen om andere commissies op dit gebied te ondersteunen;
– Om zorg te dragen voor een sluitend en wettelijk kader en toezicht op digitalisering;
– Om extra aandacht te besteden aan wetgeving uit de Europese Unie.

Samenhang, daar gaat het om. Concentratie van kennis en centrale sturing van activiteiten op het gebied van digitalisering dus. Dit dient ook in organisaties te worden nagestreefd. Recordmanagement, hierna RM genoemd, hoort in deze nieuwe afdeling Informatie thuis. RM zorgt ervoor dat vastgelegde informatie op een doelmatige, economische en efficiënte manier wordt beheerd. Lees goed: doelmatig, economisch en efficiënt beheer van alle informatie in de organisatie: in procesapplicaties, in het zaaksysteem, op de internetsite, op het intranet. Daarbij werkt de recordmanager ernaar toe dat er single points of truth worden ingericht: unieke plaatsen waar de informatie is opgeslagen en onder de beste condities wordt bewaard. Hiervoor maakt hij afspraken met de proceseigenaren, en zorgt dat deze zich aan de afspraken houden. Dit voorkomt dubbele registraties, dubbele informatiebestanden, versnipperd informatiebeheer. De recordmanager houdt hiervoor het overzicht in een applicatie die door de hele organisatie kan worden geraadpleegd: het Informatiestructuurplan (ook wel Documentair structuurplan genoemd).
De recordmanager bewaakt ook de termijnen gedurende welke de informatie in de organisatie aanwezig moet zijn, genoemd in de archiefselectielijst, en de uitzonderingen daarop, die worden besloten in het Strategisch informatieoverleg. Ook zorgt hij voor de tijdige overdracht van archiefstukken naar het Regionaal Historisch Centrum. De taakstelling van dit centrum is breder dan die ene organisatie waar de recordmanager werkt. Het RHC neemt archieven op vanuit alle organisaties binnen haar werkgebied, zowel overheden als particuliere instanties en personen.

De recordmanager beheert binnen één organisatie de ontvangst en de creatie, het gebruik, het onderhoud en de verwijdering van de records, de vastleggingen van informatie die de moeite waard zijn om te beheren. Recordmanagement zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is voor de juiste personen op het juiste tijdstip, binnen de juiste context, ontdaan van overbodige ballast en zonder dat misverstanden kunnen ontstaan over versies, ontbrekende informatie e.d. RM zorgt ervoor dat met gegevens en documenten wordt omgegaan op een doelmatige, economische en efficiënte manier. Daarbij legt hij verantwoording af aan de proceseigenaar en aan het RHC, die de uitvoering van de werkzaamheden zal controleren.

Recordmanagement is zeker geen bescheiden functie. RM hoort zich te bemoeien met alles wat in de organisatie omgaat op het gebied van informatiebeheer en informatiebehoud, waar dit het gebruik, de opslag en de verwijdering van informatie betreft. Wordt een nieuw informatiesysteem aangeschaft? RM is erbij om te kijken hoe de informatie erin zal worden opgeslagen, om verdubbelingen van systemen en gegevens te vermijden, om bewaartermijnen vast te stellen en om te zorgen dat de migratie in het oude systeem naar het nieuwe en de toekomstige vernietiging zo gecontroleerd en efficiënt mogelijk plaatsvinden. RM bemoeit zich met wie informatie gebruiken, hoe lang de informatie nodig is, hoe zo snel mogelijk informatie die geen doel meer heeft, wordt efficiënt verwijderd volgens de daarvoor vastgestelde archiefselectielijsten. Bij het inrichten van de werkprocessen is RM er als de kippen bij om te zorgen voor zo geautomatiseerd mogelijke verwerking van metadata, documenten en zaken. Zo wordt de RM een coördinerende spil die initiatief pakt waar dit kan, die samenwerkt met alle niveaus om de vastlegging van informatie in de werkprocessen goed onder controle te krijgen. Op deze manier wordt zo weinig mogelijk tijd verspild aan zoeken naar informatie, wordt dure verdubbeling van gegevens en functionaliteit in systemen vermeden en kan een organisatie zich steeds verantwoorden voor plannen en daden. In lean-termen: de verspilling wordt tegengegaan. Met als basis: de bevordering van de efficiency van de organisatie.

VHIC is momenteel met een onderzoek bezig naar de taken, rollen en functies op het gebied van de informatievoorziening, zoals ze nu zijn. Daarbij hoort een aantrekkelijk toekomstperspectief. Het rapport van FutureLab kwam daarbij als een geschenk uit de hemel, omdat het durft te dromen van een nieuwe toekomst voor het informatiedienstverleningsveld. Fantastisch toch? Alleen daarom al zou je het moeten lezen en de ontwikkelingen rondom dit thema goed volgen: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/futurelab.

Terug naar overzicht