Ad Hominem
Ineens staat de wereld op zijn kop. Terwijl we zo veel mogelijk vanuit huis werken ontstaan nieuwe manieren van communiceren en werkverdeling. Het is wennen, heeft positieve en minder mooie kanten. We missen onze collega’s, de slechte koffie op het werk, alle dagelijkse hebbelijkheden, de flexibele werkplek met geraas en geroezemoes. Ineens blijkt het mogelijk om, soms door toverkunsten van ICT, met elkaar te chatten, te vergaderen en samen te werken op afstand. Nood breekt wet. Onze dagindeling verandert. De een is productiever als hij of zij thuiswerkt, voor de ander levert het enorme problemen op als de kat zich weer op het toetsenbord neervlijt. Sommigen blijven in het kantoor op hun post. De postbehandeling is een vitaal organisatieonderdeel, deze moet in ieder geval zo veel als mogelijk doorgaan.
Vaak komen we er ook achter dat we tijd over houden. Die zouden we goed kunnen gebruiken door op te ruimen.
Systemen, schijven: hoe kunnen we daaruit datgene vernietigen wat niet meer nodig is, wat vernietigd moet worden. Doorgaans is hier geen centrale regie op, omdat vaak wordt gedacht dat het DMS of zaaksysteem wel voldoende is om te beheren. Meer en meer groeit het besef dat dit niet zo is en dat we beheer moeten realiseren over alle informatiebronnen en -systemen. Misschien is het een idee om eens te gaan inventariseren hoe op dit moment wordt samengewerkt, en waar de informatie blijft die wordt geproduceerd. Deze kennis kan dan worden vastgelegd in hét centrale beheersinstrument: het documentair structuurplan, beter Informatiestructuurplan genoemd.
Dit zou kunnen uitgaande van het idee van information governance..
Information Governance is één van de onderdelen van de algehele corporate governance in een organisatie. Het staat gelijk aan HRM Ggovernance en Financial governance. Het plaatst de informatievoorziening in een strategisch kader, waarin dit gelinkt wordt aan de doelstellingen van een organisatie, op hetzelfde niveau als de onderdelen personeel en financiën. Dit alles om te komen tot een transparant bestuur dat zich op elk moment kan verantwoorden voor zijn daden en de manier waarop zaken tot stand zijn gekomen.
Om deze visie te realiseren is een centrale regie over de totale informatievoorziening nodig, aangezien organisaties gebruik maken van specifieke softwarepakketten die de basis zijn voor de werkprocessen, maar ook veel informatie verdwijnt op afdelings-, team- en persoonlijke schijven. Deze benadering betekent dat alle systemen, alle informatiebestanden, alle platforms, alle kenniswerkers onderdeel uitmaken van één allesomvattende visie op de informatievoorziening, die is afgeleid van de strategie van de organisatie- en daaraan nadrukkelijk bijdraagt. Dit alles binnen een context waarin medewerkers zo efficiënt mogelijk bezig zijn met het uitvoeren van de juiste dingen.
Het is dus zaak om per werkproces de afweging te maken hoe de informatie die bij het werkproces hoort, moet worden verwerkt en waar die gedeeld dient te worden. Door de nieuwe vormen van samenwerken, die nu versneld zijn ontstaan, zal dit alles anders moeten worden geregeld. Nu kunt u er nog als de kippen bij zijn om verslag te doen van de veranderingen, die zich in werkprocessen voltrekken en de consequenties die dit heeft voor de informatievoorziening en het informatiebeheer te beschrijven.
Dit is een tijd om te zoeken naar wegen om efficiënter met tijd om te gaan. Tien jaar geleden verscheen een mooie studie, die ik terugvond bij een activiteit waar ik me zelf op heb gestort: het opruimen van mijn persoonlijke schijf. Centrale vraag hierin was hoe het kwam dat de laatste decennia in fabrieken enorme productiviteitsverbeteringen zijn gerealiseerd, en dat dit binnen administratieve processen niet het geval lijkt te zijn.
De noodzaak tot slimmer werken en productiviteitsgroei in de publieke sector is immers groter dan ooit. De inleiding van de studie verwoordde het aldus: Door toekomstige arbeidsmarktknelpunten die in de publieke sector als gevolg van vergrijzing en ontgroening ontstaan – en nog zichtbaarder zullen worden als de economie weer aantrekt – komen het niveau en de kwaliteit van de publieke dienstverlening onder druk te staan. Daarnaast nopen de economische crisis en de noodzaak tot het terugdringen van het begrotingstekort tot een doelmatigere publieke sector. Voor de arbeidsmarktknelpunten zijn meerdere oplossingsrichtingen, één oplossing is de verhoging van de arbeidsproductiviteit.
Beaumol geeft aan dat de productiviteit wel te verbeteren is. Het onderzoek betreft een literatuurstudie naar krachtige sturingsinstrumenten die hiervoor kunnen zorgen.
Door de coronacrisis ontstaan andere vormen van samenwerking. Het zou goed zijn te bekijken in hoeverre de nieuwe vormen van samenwerking leiden tot productieverhoging en versnelling van werkprocessen. Daarbij is het structuur brengen in het werkproces een belangrijk element. Organisaties komen tot het besef dat ze hun (on)gestructureerde informatie in tal van systemen onderbrengen. Financiële documenten in het financiële systeem, contracten in het contractbeheersysteem, personeelsdossiers in het personeelssysteem, afdelingsdocumenten op de shared drives, e-mail en/of SharePoint. Gezien de afzonderlijke functionaliteiten waarvoor die systemen zijn aangeschaft heeft het geen voordeel om alle documenten in één centraal systeem onder te brengen, met alle koppelingen en complexiteit van dien. De gedachte achter information governance is dat één compliancevisie de organisatie tot voordeel is. Dit is efficiënter en veiliger, waardoor het risico op de informatievoorzieningen binnen een organisatie geminimaliseerd wordt en efficiencyvoordelen worden bereikt. Vanuit die visie wordt wel centraal beheer opgezet over alle systemen. Immers, steeds moet verantwoording van het handelen mogelijk zijn.
In deze visie is er een rol weggelegd voor een centrale afdeling voor het uitdragen van de informatiestrategie en het borgen van een uniforme taal binnen alle werkprocessen en informatiesystemen. Dit kan in de vorm van een “Information Center”. Van elk bestaand werkproces zullen de volgende onderdelen vastgelegd moeten worden:
- Waar de informatie over dit werkproces is opgeslagen (vooraf is bepaald in welke specifieke applicatie, waarbij ook DMS, het zaaksysteem en de Office-omgeving als applicaties worden beschouwd);
- Welke (standaard) informatieproducten worden opgeleverd en nodig zijn als onderdeel van het proces;
- Wie toegang heeft tot dit werkproces (binnen de afdeling, tussen afdelingen, buiten de organisatie);
- Wanneer, hoe en door wie kan het werkproces gestart worden (er is een zaak, map, offerte verzoek);
- Hoe zoveel mogelijk stappen uit het werkproces kunnen worden weggenomen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit;
- Hoe zo veel mogelijk handelingen kunnen worden geautomatiseerd, dus uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst;
- Wanneer is het werkproces beëindigd.
Het information center heeft als taak om overlappende informatie te stroomlijnen tussen de verschillende processen en applicaties.
Productiviteitsverbetering- we hebben op dit moment wel andere zorgen aan ons hoofd zult u misschien zeggen. En ja, dat is zo. Maar de coronacrisis leidt tot nieuwe werkvormen en doorbraken in digitaal werken die voorheen op veel bezwaren stuitten. Deze digitale transitie zal doorzetten. Het zou mooi zijn dat daarbij de governance in organisaties wordt ondersteund. Daarvoor is een sterk informatiebeheer een voorwaarde.
Voor wie hierin geïnteresseerd is: Is de ziekte van Baumol te behandelen? Een verkennend onderzoek naar de mogelijkheden om de productiviteit in de publieke sector te vergroten. Centrum voor Innovatie en Publieke Sector Efficiëntie Studies, Technische Universiteit Delft Rapport Jos Blank, Adrie Dumay, Carla Haelermans, Alex van Heezik, Bart van Hulst, Patrick Koot. 08-12-2010 IPSE Studies, Technische Universiteit Delft , 2010.
Ad van Heijst