Sited nr. 126, juli/augustus 2011

Reportage - Een toekomstvisie voor de archiefsector

Nieuwe Archiefvisie aangeboden aan Tweede Kamer 

Door Joost van Koutrik

Ruim een jaar geleden werd tijdens de KVAN-dagen in Kerkrade de ontwikkeling van de Archiefvisie aangekondigd. Op 30 juni stuurden minister Donner en staatssecretaris Zijlstra een kamerbrief, waarin de Visie uiteen wordt gezet en de maatregelen worden weergegeven. Dit artikel zet de meest opvallende bevindingen op een rij.

De Visie werd ontwikkeld met de inzet van social media, discussiebijeenkomsten en de inbreng van belanghebbenden als BRAIN en de VNG. De auteurs zien in de Archiefvisie vijf belangrijke punten die de komende vijf jaar binnen de archiefsector om aandacht zullen vragen: duurzaamheid, openbaarheid, collectievorming buiten de overheid, toegankelijkheid van de 'Collectie NL' als geheel en veranderingen in het archiefbestel.

Archiefwet

De Visie begint met de stelling dat de Archiefwet 1995 geheel afkomstig is uit het papieren tijdperk. Dit is een stelling waar je vraagtekens bij kunt zetten. Toegegeven, de wet gaat uit van het archief als toebehorend aan individuele overheidsorganen en dit kan gekoppeld worden aan de papieren situatie, maar dat hoeft niet. De wet spreekt immers nadrukkelijk van 'bescheiden, ongeacht hun vorm' en de artikelen zijn ook toepasbaar op digitale archiefdocumenten. Ook de stelling dat het de Archiefwet is die bepaalt welk overheidsorgaan verantwoordelijkheid draagt voor de zorg, roept vraagtekens op.

Rijksperspectief

De Archiefvisie is geschreven vanuit Rijksperspectief. Dat is te zien aan het onderscheid in soorten organisaties (beleidsvormend, tijdelijk en uitvoerend) en de centrale rol van het Nationaal Archief bij de uitvoering ervan.

De reeds bestaande e-depots van enkele gemeenten worden terloops genoemd. Vervolgbesprekingen met de verenigingen van de lagere overheden worden nog gevoerd, met name als het gaat over het bestel. Inhoudelijke uitspraken worden hier echter nog niet over gedaan. Dit had uitgebreider gekund, maar het is bemoedigend dat de ministeries de ontwikkeling van gemeenschappelijke e-depots en de voortdurende samenwerking met lagere overheden willen stimuleren.

Openbaarheid

Bij het punt van openbaarheid wordt sterk ingegaan op de overbrenging van het archief aan de archiefdienst. Deze overbrenging is een primair juridische handeling, niet een fysieke zoals de tekst op punten doet vermoeden.

De stimulering van die openbaarheid komt niet door de oprichting van een nieuwe informatiewet, zo valt te lezen in een van de afsluitende paragrafen. Dat hoeft ook niet, zolang de Archiefwet en de Wet openbaarheid bestuur in hun bepalingen en gebruikte termen goed op elkaar aansluiten. Dit wordt echter in de voorgenomen ingrepen in de bijlage van de Archiefvisie niet gedaan. Aangegeven wordt dat aanpassingen in de relevante wetgeving ook in het vervolg mondjesmaat zullen zijn.

Als centrale onderzoekspartij zou het voor het Nationaal Archief een goede taak zijn om de kaders voor 'de werkvloer' duidelijker aan te geven in de nieuwe selectiemethodiek. Maar naast overbrenging en openbaarheid bestaat ook onduidelijkheid over de reikwijdte van de Visie: deze zou zich moeten richten op archieven vanaf het ontstaan, niet vanaf het kunstmatige moment van overbrenging.

Archiefinspecteur

Een ander punt is de inspectie- en adviesfunctie. De Visie dicht de provinciaal archiefinspecteurs 'een nieuwe sleutelrol' toe bij de toepassing van de genoemde innovatieagenda. Wanneer de provinciaal archiefinspecteur een adviserende en stimulerende functie krijgt voor de professionalisering van de archieffunctie bij lokale overheden, kan dit echter botsen met de kerntaak van de inspecteur. Hoewel in de Visie is aangegeven dat men de kans op belangenverstrengeling wil minimaliseren, is het de vraag hoe kan worden voorkomen dat er inspectie wordt uitgevoerd op wat gedeeltelijk het eigen werk is geworden. Daarnaast dicht je op deze manier een rol toe aan een functionaris die met de voorgestelde wijziging van de Archiefwet komt te vervallen.

Beschikbaar stellen

De Visie voorziet in de nabije toekomst dat archief beschikbaar wordt gesteld via één centraal zoeksysteem, het Europese erfgoedinitiatief Europeana. Laten we even voorbij gaan aan de discussie of (oud-)archief exclusief als deel van het erfgoed kan worden gezien, wat de onderbrenging bij Europeana lijkt te suggereren. Wanneer deze mogelijkheid wordt onderzocht, is het in ieder geval raadzaam een blik te werpen op eerdere initiatieven die op het gebied van centrale beschikbaarheid zijn ontplooid. Deze initiatieven (zie bijvoorbeeld archieven.nl) hadden wellicht beter dienst gedaan dan de keuze van de auteurs van de Visie. Het beschikbaar stellen van archief betekent meer dan alleen het vindbaar maken ervan: het gaat hier juist om het weergeven van de ontstaans- en gebruikscontext.

In de Archiefvisie geven de bewindslieden aan dat de komende vijf jaar in totaal negen miljoen euro beschikbaar wordt gesteld voor de innovatieagenda. Deze richt zich op de bevordering van kennis over duurzaamheid en openbaarheid van informatie, de vorming van de 'Collectie NL' en de vergroting van samenhang in het sectorale bestel. Deze stimulering kan alleen maar toegejuicht worden, mits de voorgenomen onderzoeken daadwerkelijk leiden tot vernieuwing van zowel de sector zelf als de werkzaamheden die daarbinnen worden uitgevoerd. De ministeries roepen de andere partijen dan ook op tot 'matching' van dat bedrag. Een gebaar dat nodig zal zijn, gezien de begroting van bijna 20 miljoen die de ArchiefCoalitie Digitale Duurzaamheid voor de landelijke e-depot voorzieningen heeft opgesteld.

Sited nr. 126, juli/augustus 2011