Information governance en recordsmanagement
Na Record
Now en Records 4 You is Information
Governance en Recordsmanagement de nieuwste gezamenlijke uitgave van TTP en de
VHIC i-Faculty. In deze uitgave gaan zeven studenten van de opleiding
Recordsmanagement van VHIC in op diverse aspecten van de nieuwe
informatiehuishouding, die dienen te worden vervuld om vorm te geven aan
Information Governance. De informatievoorziening wordt elke dag
complexer. Een steeds grotere hoeveelheid informatie wordt langs digitale wegen
via verschillende bronnen verspreid en bereikt via meerdere kanalen de
medewerkers in een organisatie. Overheden – maar ook het bedrijfsleven - zien
zich genoodzaakt hun dienstverlening opnieuw in te richten en op een nieuwe
manier te gaan werken. Om dit te bereiken is een goed beheer van de informatie
noodzakelijk. Hiervoor wordt steeds vaker de term Information Governance
gebruikt: het scheppen van een klimaat waarin mensen betekenis kunnen geven aan
informatie en deze zinvol kunnen delen.
 |
Information governance gaat over de manier waarop een organisatie haar
informatiehuishouding inricht om het beheer, de verantwoording en de performance
te verbeteren. Door goed informatiebeheer kan de organisatie transparant
opereren en kan zij bewijs verstrekken en verantwoording afleggen voor
ondernomen activiteiten. Aan de hand van documenten krijgt een organisatie
inzicht in de eigen bedrijfsprocessen en verwerft het de nodige
managementinformatie waarmee de bedrijfsvoering kan worden verbeterd. Het succes
van een organisatie is in belangrijke mate afhankelijk geworden van de mate
waarin informatie toegankelijk, bruikbaar en controleerbaar is. De artikelen die
in Information Governance en Recordsmanagement zijn opgenomen geven mogelijke
oplossingen om een digitale chaos te voorkomen en geven een beeld van de wijze
waarop in organisaties aan Information Governance wordt gewerkt.
NEN-ISO 15489
De laatste jaren zijn diverse
rapporten verschenen over (het gebrek aan) toezicht op de informatiehuishouding
bij de (rijks-)overheid, vaak eindigend met de aanbeveling om de ‘NEN-ISO 15489
Informatie en documentatie – Informatie- en archiefmanagement’ als leidraad voor
toezicht op het informatiebeheer te gebruiken. In het eerste hoofdstuk
onderzoekt Derk Schoonhoven of met behulp van deze norm een methodiek is te
ontwikkelen om op eenvoudige en gestructureerde wijze toezicht te houden op de
kwaliteit van het informatiebeheer.
HULPMIDDEL
Hoe
de plannen en richtlijnen van de rijksvisienota Informatie op Orde en de daaruit
volgende Baseline zich vertalen naar de gemeentelijke praktijk, is het onderwerp
van de bijdrage van Hesther Vons. In het tweede hoofdstuk gaat zij in op het
opstellen van een model-Beheerplan Informatiehuishouding in haar gemeente, aan
de hand waarvan de verschillende organisatieonderdelen vast kunnen leggen op
welke wijze de informatiehuishouding is ingericht. Het beleidsdocument waarover
zij schrijft is een instrument om abstracte overheidsplannen uitvoerbaar te
maken in de praktijk. Tegelijk is het een hulpmiddel om medewerkers bewust te
maken van de nieuwe manier van werken en de veranderingen die dit met zich
meebrengt.
E-OVERHEID
De overheid zal steeds meer
in elektronische vorm gaan samenwerken om de e-overheid vorm te geven. Duidelijk
wordt dat iedere gemeente te maken zal krijgen met de betere en efficiëntere
dienstverlening die de overheid voor ogen heeft. Ook de interoperabiliteit
tussen organisaties zal sterk toenemen. Welke gevolgen heeft dit voor de
gemeentelijke organisatie? In de derde bijdrage schetst Paul Zimmerman een beeld
van de e-overheid zoals deze kan gaan functioneren en benoemt hij een aantal van
de belangrijkste factoren die in het kader van de e-overheid voor een gemeente
van belang zijn.
WABO
Tot de belangrijkste
ontwikkelingen op het gebied van klantgericht informatiemanagement mag de
invoering van de Wet algemene bepaling omgevingsvergunning (Wabo) worden
gerekend. 25 bestaande vergunningen, ontheffingen en overige toestemmingsvormen
zullen worden vervangen door één enkele omgevingsvergunning. Ingevoerd om de
publieke dienstverlening te verbeteren, heeft de Wabo grote invloed op het
informatiemanagement van organisaties. In het vierde hoofdstuk gaat Veerle Ultee
in op de rol die het recordsmanagement bij de in- en uitvoering van de Wabo kan
spelen.
DUURZAAM BEHEER
Richard Meijer legt in
zijn bijdrage de nadruk op het duurzaam beheer van digitale archieven. Welke
problemen doen zich voor bij het beheer van digitale archieven en welke
oplossingen zijn hiervoor te vinden? Meijer wijst onder meer op de invloed van
wet- en regelgeving, het belang van metadata en het gebruik van een Records
Management Applicatie (RMA). Als mogelijke oplossingen worden hard copy,
emulatie en migratie besproken.
WEB 2.0
Een
specifieke ontwikkeling binnen het vakgebied van informatiemanagement is de
opkomst van Web 2.0. De meeste overheidsorganisaties en archiefinstellingen zijn
momenteel meer bezig met het digitaliseren van al hun data en archiefmateriaal
dan met het op een Web 2.0-verantwoorde manier aanbieden van het
gedigitaliseerde materiaal. In de komende jaren zal de vraag naar hoe deze
gedigitaliseerde documenten het beste kunnen worden gepresenteerd, steeds
urgenter worden. Veel Web 2.0-technieken kunnen hierbij een grote rol gaan
spelen. In zijn bijdrage zet Arjan Drenthen uiteen welke mogelijkheden,
uitdagingen en kansen deze nieuwe webtoepassingen het informatiemanagement te
bieden heeft.
ELEKTRONISCH PATIENTENDOSSIER
Information governance en recordsmanagement sluit af met een bijdrage van
Emilie van Riemsdijk. Als student van de Hbo-Leergang Aankomend
Recordsmanagement zorgde zij in 2009 voor een mijlpaal door als 500e student een
opleiding van de VHIC i-Faculty af te ronden. Voor haar praktijkopdracht
onderzocht ze in de gevolgen van de invoering van het Elektronisch
Patientendossier en de wijze waarop het EPD in het voordeel van de patiënt kan
worden ingezet. Insteek van haar bijdrage is het spanningsveld tussen het EPD en
de Nederlandse privacywetgeving.
BESTELLEN
Information governance en recordsmanagement is bestemd voor
recordsmanagers, DIV-ers, informatiemanagers, proceseigenaren, organisatie- en
informatiedeskundigen, studenten en iedere andere geïnteresseerde. De uitgave
kost 19,50 euro inclusief BTW, exclusief verzendkosten. Voor leden van de
VHIC i-Facultyclub geldt
een korting van 2,50 euro. U kunt de uitgave bestellen via het online bestelformulier. Wees er snel
bij: er zijn nog slechts 150 exemplaren beschikbaar!
