De praktijk van digitaal zaakgericht werken

Voor de personen die zich binnen de organisatie bezig houden met de registratie en ordening van documenten, betekent de zaakgerichte ordening van informatie in veel gevallen een omslag in de manier van werken. In tegenstelling tot de ‘traditionele’ manier van het zaaksgewijs ordenen van informatie moet niet achteraf, maar direct aan het begin worden bepaald wat de zaak is die gaat lopen.

De zaakgerichte manier van werken kan worden gezien als een verdere uitwerking van de werkprocesgerichte manier van werken, waarbij de informatie is geordend op basis van de werkprocessen van de organisatie. In het zaakgericht werken staat de zaak centraal en maakt elk document onderdeel uit van één (of meerdere) zaken. Zaken kunnen zelf ook weer een onderdeel of vervolg op een andere zaak zijn. Het DSP krijgt hierin de functie van een zaaktypencatalogus en levert de metadata voor de zaak, haar afhandeling en haar documenten.

Binnen de cursus wordt aandacht besteed aan de achtergrond en de concepten rondom zaakgericht werken. De nadruk ligt hierbij op de gevolgen van deze werkwijze voor het postkanaal en de personen die zich hiermee bezig houden. Uitgebreide aandacht is er voor de praktijk van het zaakgericht werken: welke afspraken moeten er gemaakt worden om dit vlekkeloos te laten verlopen? Hoe maakt u de omschakeling van een onderwerpgerichte naar een procesgerichte beoordeling van stukken? Welke gevolgen heeft dit voor het gebruik en de inrichting van het DMS? Wat zijn veel voorkomende dilemma’s en de manier om hiermee om te gaan? Wat te doen met documenten die niet goed lijken te passen in een zaakgerichte manier van werken?

LEERDOEL
Na afloop van de cursus:

- beschrijft de cursist wat zaakgericht werken betekent voor de alledaagse praktijk;
- geeft de cursist aan welke afspraken nodig zijn en over welke zaken nagedacht moet
  worden voorafgaand aan de invoering van zaakgericht werken;
- laat de cursist zien hoe hij of zij met de inde orgaisatie gebruikte hulpmiddelen (DMS,
  DSP/ZTC) zelf aan de slag kan om zaakgericht te gaan werken.

DOELGROEP
- medewerkers documentaire informatieverzorging, met gemiddeld tot veel ervaring in
  archiveren en het werken met digitale documentaire informatiesystemen (enige
  bekendheid met werkprocessen is wenselijk);
- adviseurs en managers documentaire informatievoorziening, die praktische kennis willen
  opdoen over zaakgericht werken;
- applicatiebeheerders DMS/RMA.

PROGRAMMA
Tijdens het 1-daagse trainingsprogramma worden de volgende onderdelen behandeld:

- begrippenkader, waaronder zaken, zaaktypen en zaaktypecatalogus;
- omschakeling naar de proces- of zaakgerichte manier van werken;
- benodigde afspraken rond zaakgericht werken;
- zaken aanmaken en beheren;
- aandachtspunten en praktijkervaringen.

In de training gaat een praktische insteek gepaard met een heldere uitleg van de theorie. Er wordt gewerkt met voorbeelden uit diverse soorten (overheids)organisaties.

DATA EN LOCATIE
Deze training wordt incompany aangeboden. De opdrachtgever regelt in principe de locatie waar de cursus gegeven wordt. De data worden in onderling overleg vastgesteld.

MEER INFORMATIE
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van deze incompanytraining binnen uw organisatie? Of een offerte op maat? Neem dan contact op met ons cursussecretariaat via het e-mail adres faculty@vhic.nl of het telefoonnummer 070-319 4184.

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving (PDF)