Digitaal zaakgericht werken

In het kader van de (digitale) dienstverlening richting externe en interne klanten is het van belang dat de informatie over wat er gebeurt binnen de organisatie centraal wordt vastgelegd en beschikbaar is. Steeds meer organisaties zijn daarom bezig om het zaakgericht werken vorm te geven in hun organisatie. De zaak is hierbij benoemd als het centrale gegeven waaromheen informatie wordt vastgelegd, zoals documenten, statussen en besluiten. Bij de zaak worden de gegevens vastgelegd die nodig zijn om als gemeente een werkproces uit te voeren en daarbij een product of dienst te kunnen verlenen. Over de voortgang en afhandeling van deze zaak kan met behulp van de vastgelegde gegevens gecommuniceerd worden en achteraf verantwoording worden afgelegd. Door bij de zaak tevens gegevens vast te leggen die van belang zijn voor de archivering van de zaak en haar documenten, krijgt het zaakgericht werken een directe relatie met de digitale archivering van de informatie.

Zaakgericht werken heeft impact op alle onderdelen van de organisatie. Medewerkers in de frontoffice of het KCC zullen direct betrokken zijn bij het aanmaken van nieuwe zaken en het verstrekken van informatie op basis van de vastgelegde zaakinformatie. Medewerkers op de afdeling DIV hebben de rol om op basis van de poststromen zaken aan te maken of informatie aan zaken toe te voegen. Medewerkers op de vakafdelingen krijgen zaken ter behandeling doorgespeeld en zullen hier zelf ook informatie aan toe moeten voegen, door bijvoorbeeld het maken van documenten en het wijzigen van statussen. De implementatie van een zaaksysteem en een zaakgerichte manier van werken is dan ook een organisatiebrede aangelegenheid waarbij een brede expertise benodigd is.

Binnen de cursus digitaal zaakgericht werken wordt brede aandacht besteed aan de achterliggende principes en de ontwikkelde standaarden zoals de Gemma-architectuur, het RGBZ (Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken) en de Zaaktypencatalogus. Van hieruit wordt de vertaling gemaakt naar de implementatie van deze werkwijze en het gebruik van de hierbij benodigde systemen (zoals het DMS of zakensysteem), de afspraken die gemaakt moeten worden en de bij medewerkers benodigde kennis. Tenslotte wordt op basis van de praktijkervaring van VHIC gekeken naar concrete vragen en antwoorden rondom zaakgericht werken.

LEERDOEL
Na afloop van de cursus:

- beschrijft de cursist de uitgangspunten en concepten van zaakgericht werken;
- benoemt de cursist veelvoorkomende praktische vragen rondom zaakgericht werken en
  hun oplossingen;
- legt de cursist uit wat zaakgericht werken betekent voor zijn of haar eigen organisatie.

DOELGROEP
- beleidsmedewerkers, coördinatoren en hoofden DIV/ IPB
- coördinatoren I&A
- projectleden invoeringstrajecten DMS/ Midoffice/ Digitale dienstverlening/Zaakgericht
  werken.

PROGRAMMA
Tijdens het 1-daagse trainingsprogramma worden de volgende onderdelen behandeld:

- concepten zaakgericht werken
- RGBZ, Gemma-architectuur en Zaaktypencatalogus
- inrichting zaaksysteem en aanverwante applicaties
- impact van zaakgericht werken op de organisatie
- gebruik van de Zaaktypencatalogus
- aandachtspunten en praktijkervaringen.

DATA EN LOCATIE
Deze training wordt incompany aangeboden. De opdrachtgever regelt in principe de locatie waar de cursus gegeven wordt. De data worden in onderling overleg vastgesteld.

MEER INFORMATIE
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van deze incompanytraining binnen uw organisatie? Of een offerte op maat? Neem dan contact op met ons cursussecretariaat via het e-mailadres faculty@vhic.nl of het telefoonnummer 070-319 4184.

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving (PDF)