i-Select

 
Het overgrote deel van de archiefbescheiden die in gemeentelijke organisaties worden opgemaakt, is niet voorbestemd om eeuwig te worden bewaard. Op grond van de gemeentelijke selectielijst kunnen de meeste documenten na verloop van tijd worden vernietigd.

Het gebruik van een dergelijke lijst is voor overheidsorganisaties niet vrijblijvend: Artikel 5 van de Archiefwet 1995 schrijft voor dat de zorgdrager van het archief verplicht is tot ‘het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.’

Voor gemeentelijke organisaties is sinds 1 januari 2006 in Nederland de gemeentelijke selectielijst 1996 van kracht, bedoeld voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996. Archiefbescheiden uit de periode 1850 tot en met 1995 vallen buiten het bereik van deze lijst: voor deze documenten geldt de vernietigingslijst uit 1983.

Bij de uitvoering van selectiewerkzaamheden kan het werken met een of wellicht zelfs twee selectielijsten lastig zijn. Om u te helpen bij het waarderen en selecteren van archiefbescheiden heeft VHIC daarom i-Select ontwikkeld. Een praktisch hulpmiddel, gebaseerd op de nieuwe selectielijst 1996, maar waarin ook de Lijst uit 1983 is opgenomen. i-Select is een digitaal hulpmiddel dat kan worden geïnstalleerd op elke computer.

Wat is i-Select nog meer?

• Er zijn verschillende opmerkingen en annotaties opgenomen bij de diverse categorieën die de selectiewerkzaamheden kunnen ondersteunen en vergemakkelijken;
• Er zijn uitgebreide zoekmogelijkheden: op alle woorden die in beide lijsten voorkomen, op basisarchiefcodes, op thesaurustermen, op benamingen van werkprocessen en een groot aantal documentsoorten waarmee koppelingen zijn gelegd;
• De werkprocessen en documentsoorten maken ook onderdeel uit van het product;
• i-Select is gekoppeld aan een helpdesk: vanuit i-Select kunt u rechtstreeks per e-mail vragen stellen over een bepaald onderwerp of probleem rondom selectie en vernietiging.

Nieuwsgierig? Bekijk de i-selectdemo!
Om u een goede indruk te geven van de mogelijkheden van i-Select, heeft VHIC een demo ontwikkeld. U kunt de demo hier bekijken.

Abonnement
Jaarlijks verschijnt er minimaal 1 update. In de update worden aanvullende informatie, tips en ontwikkelingen op het gebied van waardering, selectie en vernietiging verwerkt. Dit onder andere op basis van de gestelde vragen en reacties die van de gebruikers van i-Select afkomstig zijn. Ook wordt een update uitgebracht zodra de subcommissie Archieven van de VNG, belast met het onderhoud van de Selectielijst, aanvullingen op de lijst uitbrengt. Hierdoor wordt i-Select dé kennisbron bij uitstek rondom selectie en vernietiging, gebaseerd op geldende wet- en regelgeving, geactualiseerd en aangepast op de dagelijkse praktijk van selectie en vernietiging.

Doelgroep
DIV- medewerkers, records managers en archivarissen die zich bezighouden met selectie en vernietiging.

Kosten en bestellen
De prijs van i-Select (ISBN 9080924032) is € 129, exclusief BTW en inclusief een jaarabonnement met toegang tot de Helpdesk en de updates. Bij deze prijs gaan we uit van 1 gebruiker. Prijs voor 2-5 gebruikers is € 222,- en de prijs voor 6-15 gebruikers is € 304,- exclusief BTW. Klik hier voor uw bestelling. Indien u geïnteresseerd bent in de prijs voor meer dan 16 gebruikers neem dan contact op met onze coördinator marketing en verkoop via e-mail adres info@vhic.nl.
Het abonnement wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar met een opzegtermijn van 2 maanden.

Meestgestelde vragen
Wat zijn de technische specificaties van i-Select?
i-Select is ontwikkeld met als uitgangspunt laagdrempelig toepasbaar te zijn. Dit heeft geleid tot ontwikkeling in en gebruik van een html-helpfile (.chm). Hierdoor is i-Select probleemloos te installeren en te gebruiken op iedere PC. Er zijn geen verdere eisen; er wordt ook niet gewerkt met logins en wachtwoorden. Bij gemeenten die gebruik maken van Groupwise is het mogelijk dat de ‘mail to’-functie, waarmee direct vragen gesteld kunnen worden aan de helpdesk, aangepast moet worden. Dit betreft de aanpassing van de instellingen in Groupwise.

Wat is de relatie tussen i-Select, het model-DSP en de i-Navigator?
Het betreft afzonderlijke producten, waarbij i-Select primair is ontwikkeld als hulpmiddel bij de uitvoering van selectiewerkzaamheden. Los van eventueel gebruik van het model-DSP of de i-Navigator. In i-Select zijn wel verwijzingen opgenomen naar de in het model-DSP opgenomen werkprocessen en in die zin is er wel sprake van overlap in de gegevensverzameling van beide producten, maar i-Select is specifiek ontworpen als hulpmiddel bij de selectie van archiefbescheiden.
De i-Navigator is hierop niet ingericht, maar gemaakt voor onder andere het opstellen en beheren van een DSP. Daarnaast zijn in de i-Navigator en het model-DSP zijn de bewaartermijnen per werkproces van (alleen) de nieuwe selectielijst opgenomen (vanaf update 4 is hieraan overigens ook de bijbehorende categorie van de selectielijst toegevoegd).