Vervanging van archiefbescheiden: maak een handboek vervanging

WORKSHOPBESCHRIJVING
Steeds meer gemeenten maken gebruik van een DMS/RMA om hun informatiestromen te kunnen kanaliseren door deze te digitaliseren en ze overzichtelijk, geordend en toegankelijk te hebben en te houden. Daarbij ontstaat vrijwel altijd een hybride situatie, waarin naast de digitale documenten in een DMS/RMA ook de originele papieren documenten nog steeds beheerd en toegankelijk gehouden dienen te worden. De wetgeving biedt echter de mogelijkheid om deze papieren documenten te vervangen door een digitale versie, waarbij de digitale documenten de status van originele archiefbescheiden krijgen volgens de Archiefwet 1995. Deze cursus richt zich op de verschillende aspecten waar een gemeente rekening mee dient te houden om haar papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale versies.

Digitale vervanging van papieren archiefbescheiden is geen kwestie van je originele papieren archief weg gooien en het te vervangen door een digitale versie. Daarvoor dient een machtiging aangevraagd te worden. In deze cursus stellen we de vraag wat nu eigenlijk digitale vervanging is, waar dienen we rekening mee te houden, wat mag wel en wat mag niet. We nemen de aanvraagprocedure voor een machtiging door en kijken naar wet en regelgeving. Ook schenken we aandacht aan wat te doen met het papieren archief, na het verkrijgen van een machtiging. Bewaren we toch nog papieren informatie? En hoe slaan we die dan op?

Een zeer belangrijk onderdeel van de aanvraagprocedure voor een machtiging is het Handboek digitale vervanging. In de cursus wordt uitgebreid stilgestaan bij opzet van het Handboek. We gaan ’s middags zelf aan de slag met het maken van een eerste opzet van een Handboek voor de eigen organisatie. Daarbij gaan we kijken welke onderdelen van belang zijn om in het Handboek op te nemen. Waar moeten we rekening mee houden en wat zijn de valkuilen of problemen waar je tegenaan kan lopen?

LEERDOEL
Het doel van deze cursus is de cursist inzicht te geven in de methode van digitale vervanging van analoge archiefbescheiden. Na afloop van de cursus kent de cursist de aanvraagprocedure voor een machtiging digitale vervanging archiefbescheiden. De cursist is vertrouwd met de wet- en regelgeving rondom digitale vervanging en hij/zij is in staat om zelfstandig een Handboek digitale vervanging op te stellen en een machtiging aan te vragen.

DOELGROEP
Deze cursus is bij uitstek geschikt voor hoofden en medewerkers documentaire informatievoorziening.

ELEKTRONISCHE LEEROMGEVING
De cursusaanpak is als volgt. Direct na inschrijving ontvangt u een inlogcode en kunt u beginnen met het aanmaken van uw gebruikersprofiel in onze vernieuwde elektronische leeromgeving. U kunt kennismaken met andere cursisten die zich hebben ingeschreven. De docent is al aanwezig en blijkt een aantal prikkelende stellingen gereed te hebben, die u aan het werk en discussiëren zetten. Zo ervaart u meteen al de voordelen van het digitale werken en de kracht van web 2.0-activiteiten. Er is lesmateriaal aanwezig in de vorm van korte films en artikelen. U leert bij VHIC op een nieuwe manier te werken met theorie en praktijk.

Als onderdeel van de cursus krijgt u een half jaar toegang tot een community van deelnemers die de workshop eveneens hebben gevolgd. De community geeft u toegang tot overzichten, stappenplannen, gratis boeken, artikelen, andere deelnemers en fora om vragen te stellen.

CASE INBRENGEN
U kunt voorafgaand aan de cursus uw eigen case inbrengen. Wij helpen u met het beschrijven en insturen van de case met een uitgebreid stappenplan. Elke ingestuurde case krijgt een persoonlijke reactie van de docenten. Gezamenlijk, in 2.0-overlegvorm, wordt besloten welke case wordt behandeld tijdens de lesdag. Deze wordt uitgebreid uitgewerkt en besproken.

PROGRAMMA 
Dagdeel 1:
- wet- en regelgeving
- aanvraagprocedure
- analoog archief
- valkuilen en problemen
- het Handboek digitale vervanging.

Dagdeel 2:
- aanzet opstellen eigen Handboek

DATA, LOCATIE EN KOSTEN
Voor de data en locaties van deze cursus kunt u de cursusplanner raadplegen. De kosten voor de cursus zijn € 495, inclusief cursusmateriaal en catering. BTW is niet verschuldigd. . U kunt zich inschrijven door het inschrijfformulier in te vullen.

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving (PDF)