Information Resources Management, wat het is
De omslag, waarbij informatievoorziening in plaats van als overhead wordt gezien als een strategisch hulpmiddel binnen het bedrijf, is gaande. Bedrijven gaan steeds meer beseffen dat het nodig is om de informatievoorziening goed te organiseren, dat informatie die op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste persoon of groep personen concurrentievoordelen geeft. Besluitvormingsprocessen worden daarom versneld en de cyclus om te komen tot productontwikkeling wordt verkort. Haast is het credo, haast om de mededingers in de markt voor te blijven. Stilstand is niet alleen achteruitgang, maar kan zelfs het bestaan van een organisatie ernstig bedreigen. Dit is één van de redenen waarom steeds hogere eisen worden gesteld aan medewerkers en aan de informatie die deze medewerkers genereren.
Door de opkomst van automatisering zijn veel verzorgende taken binnen organisaties verdwenen. De koffie-automaat verving de koffiedame, de computer de typiste. Archiefverzorging zal de volgende functie zijn die verdwijnt, doordat software deze taken overneemt. Het gaat dan om basistaken, waardoor weer ruimte komt voor nieuwe gespecialiseerde werkzaamheden.
Zo moet er overzicht komen van alle informatiebronnen en hulpmiddelen om deze informatie te genereren en te beheersen. Er komen systemen waarin documenten vanaf de beginfase van aanmaak of ontvangst tot het moment van vernietiging of overdracht naar het archief worden gevolgd. Zulke systemen worden recordkeeping systemen genoemd. Een informatieprofessional zal de eisen moeten formuleren waaraan zo een systeem moet voldoen, zodat de organisatie zich op elk moment kan verantwoorden.
Naast het recordkeeping systeem, gericht op de verantwoording bij recht- en bewijsvoering door de organisatie, zijn er uiteraard nog andere systemen. Zo zal het steeds belangrijker worden om na te gaan welke informatie die van belang is voor de bedrijfsvoering, te verkrijgen is buiten de organisatie zelf. Deze wordt dan ingekocht of op andere wijze aangeschaft. Iemand dient zicht te houden op het beheer van deze informatiebronnen en op de wijze waarop informatie op de balans dient te worden geplaatst. In een organisatie dienen alle informatiebronnen, maar ook alle hulpmiddelen die worden gebruikt om de informatie te verspreiden, opslaan, creëren, verplaatsen, raadplegen, selecteren, verwerven, reproduceren, uitlenen en bewerken integraal te worden beheerd. Dit wordt information resources management genoemd, oftewel IRM.
IRM richt zich op het belang van informatie voor de organisatie. Informatie wordt beschouwd als hulpbron, zoals ook arbeid en kapitaal hulpbronnen zijn. Het doel van het information resources management is het beheren van gegevens en informatie met het doel deze te leveren aan de gehele organisatie, door informatiebronnen te gebruiken, te ontwikkelen, te beheersen, in stand te houden en te optimaliseren. Het is een overkoepelend begrip dat het beheer van de informatiebronnen zoals de computer hard- en software, communicatiemedia, interne zowel als externe databases omvat. De belangen van een organisatie zijn veelal verwoord in doelstellingen. IRM is de link die de informatiebronnen met de doelstellingen van de organisatie verbindt, aangezien managers met de informatie die IRM hun levert beleidsbeslissingen kunnen ondersteunen. Daartoe dient informatie te worden geïnventariseerd, dienen voorwaarden te worden gedefinieerd, kosten en waarden te worden bepaald en verantwoordelijkheden te worden vastgelegd. Informatie wordt daarbij niet anders gezien dan de traditioneel te beheren bronnen zoals kapitaal, arbeid en hulpmiddelen.
Het concept van IRM ontstond aan het eind van de zeventiger jaren. Managers in de USA waren veelal ontevreden over hun informatievoorziening: management-informatiesystemen deden hun intrede. Aangezien zij echter uitsluitend betrekking hadden op gestructureerde informatie, bleken zij geen volledige oplossing te bieden. Het management werd zich ervan bewust dat een strategie nodig was om de verschillende soorten technologie tegen elkaar af te wegen, te zorgen dat er een verband bestond en dat systemen met elkaar konden communiceren. Zo werd het concept informatie resource management geboren. Horton meende in 1979 dat de Amerikaanse overheid een beroepsstandaard voor informatiemanagers zou moeten ontwikkelen. Hij wijst erop dat informatie een steeds complexer, dure 'resource' is geworden. Hij was daarin zijn tijd ver vooruit.
SITED 1, september 1999
