De veranderende rol van DIV - van beheerder naar dienstverlener

CURSUSBESCHRIJVING
De documentaire informatievoorziening (DIV) is ingrijpend aan het veranderen, zowel in de private als in de publieke sector. Vooral onder invloed van de digitalisering verandert de manier van werken rond de DIV aanmerkelijk. Dat raakt niet alleen de DIV afdelingen, maar ook hun klanten. Zo wordt vanwege de digitalisering een volledige aansluiting van de DIV op de bedrijfsprocessen mogelijk. Niet meer alleen verantwoordelijk zijn voor het beheren van vaak omvangrijke verzamelingen papieren dossiers en archieven, maar informatie leveren op maat op een moment dat gebruikers daar behoefte aan hebben. Dat is de nieuwe uitdaging. Voor de DIV-afdelingen betekent het een omslag van taken die gericht zijn op beheer van documenten, dossiers en archieven, naar taken die meer gericht zijn op dienstverlening aan klanten.

Dat kan alleen met DIV-medewerkers die daarvoor zijn opgeleid. Die de mogelijkheden van nieuwe technologieën kunnen omzetten in functionaliteit voor hun klanten, die weten hoe bedrijfsprocessen in elkaar zitten, die dienstverlening aan klanten kunnen vertalen naar Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Kortom: DIV-medewerkers die vanuit een professionele houding en instelling met klanten gesprekken kunnen voeren over omvang, niveau en kwaliteit van de dienstverlening. Deze vaardigheden worden getraind in deze workshop.

DOELGROEP
Deelname vindt plaatst in de vorm van groepen, van minimaal 3 tot maximaal 7 DIV-medewerkers.

PROGRAMMA
De workshop bereidt medewerkers op het gebied van de documentaire informatievoorziening voor op deze nieuwe taken, gericht op dienstverlening aan klanten. In de workshop staat een drietal aspecten centraal:

Dag 1
Het opbouwen van inzicht in de betekenis van de opkomst van nieuwe technologie op het gebied van document management voor de dienstverlening, de klanten en de organisatie (de setting). De centrale vraag is hier: “hoe krijg je het voor elkaar om samen met je gebruikers en klanten op een succesvolle manier de nieuwe (digitale) technologie te introduceren en te implementeren?”. Of anders gezegd: “hoe zorg je ervoor dat de nieuwe systemen werken en er mee wordt gewerkt op een kwalitatief hoogstaande en efficiënte wijze?”

Dag 2
Het kunnen voeren van professionele klantgesprekken (de vorm). Aandacht krijgen hier o.a. het organiseren van een optimale setting voor een gesprek, gespreksvoorbereiding, gespreksopbouw en gesprekstechnieken, de vastlegging en nazorg.

Dag 3
Het met klanten tot overeenstemming zien te komen over de kwantiteit en kwaliteit van de dienstverlening (de inhoud). Aandacht krijgen hier:
- afspraken over concrete invulling van de DIV;
- de rolverdeling tussen de DIV-afdeling en secretariële en administratieve medewerkers;
- de relatie tussen DIV en de bedrijfsprocessen en informatiesystemen die 
  deze bedrijfsprocessen ondersteunen;
- het ontwikkelen van vaardigheden op gebied van onderhandelen, het vervullen van de 
  rol van opdrachtgever of opdrachtnemer; 
- de totstandkoming van een DVO.

De workshop vindt plaats in een drietal sessies, van intake (sessie 1) via eerste afspraken (sessie 2) naar contractering (sessie 3). In elke sessie zullen de ervaringen uit de vorige sessies worden verbonden aan de voorbereiding op de volgende. In het voeren van proefgesprekken zal de klantzijde actief worden betrokken.

DATA EN LOCATIE
Deze training wordt uitsluitend incompany aangeboden. De opdrachtgever regelt in principe de locatie waar de cursus gegeven wordt. De data worden in onderling overleg vastgesteld.

MEER INFORMATIE
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van deze incompanytraining binnen uw organisatie? Of een offerte op maat? Neem dan contact op met ons cursussecretariaat via het e-mailadres faculty@vhic.nl of het telefoonnummer 070-319 4184.

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving. [PDF]