Zaakgericht archiveren en dossierbeheer

CURSUSBESCHRIJVING
Organisaties leggen hun kennis en activiteiten vast in archieven, zodat het mogelijk is na te gaan welke acties zijn ondernomen, door wie en wanneer. Zij documenteren hun werkprocessen zorgvuldig. Het handelen van de organisatie kan hierdoor worden gereconstrueerd. Na enige tijd zijn archieven niet meer actueel en moet er een selectie worden gemaakt ten behoeve van vernietiging of overdracht aan het historisch archief.

LEERDOEL
Een goed beheerd archief vormt het geheugen van de organisatie. De cursus Zaakgericht archiveren en dossierbeheer leert u het archief zo goed en efficiënt mogelijk op te bouwen, te beheren en te gebruiken. Dit geldt zowel voor papieren als digitale en gemengde archieven.

In de cursus leert u begrippen, wordt theorie aangeboden en veel met praktijkvoorbeelden geoefend. Na afloop weet u welke aanpak het beste werkt en hoe u die zèlf kunt realiseren in uw organisatie.

In deze cursus leert de cursist:
- documenten en dossiers systematisch registreren;
- de verbanden herkennen tussen werkprocessen, zaken en de bijbehorende 
  documenten;
- een globale archiefopzet maken;
- bepalen wat er gedaan moet worden met dossiers die niet meer actueel zijn;
- gebruik maken van informatie buiten de organisatie, zodat u deze niet meer zelf hoeft
  te archiveren.

DOELGROEP
Deze cursus is met name geschikt voor:
- starters in de documentaire informatievoorziening
- DIV-medewerkers die hun kennis willen opfrissen.

ELEKTRONISCHE LEEROMGEVING
De cursusaanpak is als volgt. Direct na inschrijving ontvangt u een inlogcode en kunt u beginnen met het aanmaken van uw gebruikersprofiel in onze vernieuwde elektronische leeromgeving. U kunt kennismaken met andere cursisten die zich hebben ingeschreven. De docent is al aanwezig en blijkt een aantal prikkelende stellingen gereed te hebben, die u aan het werk en discussiëren zetten. Zo ervaart u meteen al de voordelen van het digitale werken en de kracht van web 2.0-activiteiten. Er is lesmateriaal aanwezig in de vorm van korte films en artikelen. U leert bij VHIC op een nieuwe manier te werken met theorie en praktijk.

Als onderdeel van de cursus krijgt u een half jaar toegang tot een community van deelnemers die de workshop eveneens hebben gevolgd. De community geeft u toegang tot overzichten, stappenplannen, gratis boeken, artikelen, andere deelnemers en fora om vragen te stellen.

CASE INBRENGEN
U kunt voorafgaand aan de cursus uw eigen case inbrengen. Wij helpen u met het beschrijven en insturen van de case met een uitgebreid stappenplan. Elke ingestuurde case krijgt een persoonlijke reactie van de docenten. Gezamenlijk, in 2.0-overlegvorm, wordt besloten welke case wordt behandeld tijdens de lesdag. Deze wordt uitgebreid uitgewerkt en besproken.

PROGRAMMA
Dagdeel 1: Het archief en dossiervorming
- wat is het archief, wat hoort er wel in en wat niet?
- wie vormt het?
- wettelijke en andere kaders
- functies van het archief
- aan welke eisen voldoet een goed archief?
- overeenkomsten en verschillen tussen papieren en digitaal archief
- levensfasen van het archief
- series, numerieke reeksen, beleids- en correspondentiearchief
- voorselectie onbelangrijke stukken
- werkprocessen en documenten
- zaken en zaaksgewijze archivering
- relatie zaken, dossiers en mappen.

Dagdeel 2: Ordening in het archief
- het belang van goede dossieromschrijvingen
- hoe maak je een goede dossieromschrijving?
- een logische ordening (structuur) in het archief
- (basis) archiefcode, ontwerp en gebruik.

Dagdeel 3: Beheer van het archief
- heldere en flexibele archiefstructuur
- doelmatig en doeltreffend archiefbeheer
- het documentair structuurplan
- dossierregistratie
- archiefwerkzaamheden
- waardering en selectie t.b.v. vernietiging.

Dagdeel 4: Gebruik van het archief
- archivering afstemmen op gebruik(ers)
- centraal archief versus decentraal
- gebruik van het digitale archief
- wie heeft toegang?
- uitlening van archiefstukken
- managementinformatie uit het archief.

DATA, LOCATIE EN KOSTEN
Voor de data van deze cursus kunt u de bijgevoegde cursusplanner raadplegen. De kosten voor de cursus bedragen € 795, inclusief cursusmateriaal en catering. BTW is niet verschuldigd. . 

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving (PDF)