Basiscursus informatiebeheer

CURSUSBESCHRIJVING
Bent u verantwoordelijk voor behandeling van de post of voor het opzetten en beheren van het archief? Vraagt u zich af of u het wel goed doet of hoe u het mogelijk beter kunt aanpakken? Welke brieven u moet registreren en welke niet? Hoe u documenten snel kunt opbergen én ook weer terugvinden? Hoe u de afhandeling van documenten kunt bewaken? Hoe u vaststelt of documenten mogen worden vernietigd? Of u documenten digitaal bewaart of op papier? Aan welke verplichtingen u moet voldoen en welke praktijkstandaarden er zijn? Dit is slechts een greep uit de vragen waar de Basiscursus informatiebeheer een antwoord op geeft.

Deze cursus biedt iedereen die dagelijks werkt met post en archivering een stevige basis om dit goed en efficiënt te doen. In de cursus wordt theorie aangeboden en wordt er met veel praktijkvoorbeelden geoefend. Na afloop weet u welke aanpak het beste werkt en hoe u die zélf kunt realiseren in uw organisatie. Bij voldoende belangstelling kan er tevens aandacht worden besteed aan documentatie. 

LEERDOEL
Na de cursus:
- Selecteert de cursist documenten die waardevol zijn voor de organisatie, voor registratie
  en opname in het archiefsysteem;
- Registreert de cursist documenten en dossiers systematisch;
- Benoemt de cursist de verbanden tussen werkprocessen, zaken en de bijbehorende
  documenten;
- Maakt de cursist een globale archiefopzet;
- Laat de cursist zien wat er gedaan moet worden met dossiers die niet meer actueel zijn.

DOELGROEP
Medewerkers die voor hun organisatie of afdeling de post verzorgen, controle houden op de afwikkeling van post en/of belast zijn met archivering, zoals DIV-medewerkers die een start maken in het vakgebied of hun kennis willen opfrissen, office managers, secretariaatsmedewerkers en projectsecretarissen.

ELEKTRONISCHE LEEROMGEVING
De cursusaanpak is als volgt. Direct na inschrijving ontvangt u een inlogcode en kunt u beginnen met het aanmaken van uw gebruikersprofiel in onze vernieuwde elektronische leeromgeving. U kunt kennismaken met andere cursisten die zich hebben ingeschreven. De docent is al aanwezig en blijkt een aantal prikkelende stellingen gereed te hebben, die u aan het werk en discussiëren zetten. Zo ervaart u meteen al de voordelen van het digitale werken en de kracht van web 2.0-activiteiten. Er is lesmateriaal aanwezig in de vorm van korte films en artikelen. U leert bij VHIC op een nieuwe manier te werken met theorie en praktijk.

Als onderdeel van de cursus krijgt u een half jaar toegang tot een community van deelnemers die de workshop eveneens hebben gevolgd. De community geeft u toegang tot overzichten, stappenplannen, gratis boeken, artikelen, andere deelnemers en fora om vragen te stellen.

CASE INBRENGEN
U kunt voorafgaand aan de cursus uw eigen case inbrengen. Wij helpen u met het beschrijven en insturen van de case met een uitgebreid stappenplan. Elke ingestuurde case krijgt een persoonlijke reactie van de docenten. Gezamenlijk, in 2.0-overlegvorm, wordt besloten welke case wordt behandeld tijdens de lesdag. Deze wordt uitgebreid uitgewerkt en besproken.

PROGRAMMA
Dagdeel 1: Organisaties en informatiebeheer
- soorten organisaties (overheid, non-profit, bedrijven)
- begrippen binnen het informatiebeheer
- organisatie van het informatiebeheer
- wettelijke kaders
- wie is verantwoordelijk voor informatiebeheer?

Dagdeel 2: Poststromen en berichtenverkeer
- vormen van post (multichanneling)
- postbehandeling en postroute
- richtlijnen bij postbehandeling
- selecteren van post die geregistreerd moet worden
- poststromen en werkprocessen.

Dagdeel 3: Postregistratie
- poststukken registreren; welke gegevens registeer je? 
- een goede inhoudsomschrijving maken
- poststukken terugvinden
- signaleren en rappelleren
- (management) overzichten maken en gebruiken
- gebruik van standaardomschrijvingen en sjablonen
- voorbeelden van postregistratiesystemen. 

Dagdeel 4: Het archief
- wat is het archief, wat hoort er wel in en wat niet?
- wie vormt het?
- functies van het archief
- aan welke eisen voldoet een goed archief?
- overeenkomsten en verschillen tussen papieren en digitaal archief
- levensfasen
- ordeningsplan
- gebruik van een archiefcode
- zoeken in een archief. 

Dagdeel 5: Soorten archieven
- series, numerieke reeksen, beleids- en correspondentiearchief
- voorselectie onbelangrijke stukken
- werkprocessen en documenten
- zaken en zaaksgewijze archivering
- relatie zaken en dossiers
- een goede dossieromschrijving maken.

Dagdeel 6: Archiefselectie
- een logische ordening (structuur) in het archief
- opschonen van het archief
- vernietiging: rechten en plichten
- goede vernietigingsprocedures
- selecteren van dossiers voor vernietiging
- selecteren van digitale bestanden
- blijvende bewaring van dossiers.

DATA, LOCATIE EN KOSTEN
Voor de datum en locatie van de cursus kunt u de cursusplanner raadplegen. De kosten van de cursus bedragen € 995, inclusief cursusmateriaal en catering. BTW is niet verschuldigd. U kunt zich inschrijven door het inschrijfformulier in te vullen.

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving (PDF)