Numeriek archiveren als basis voor een efficiënter informatiebeheer

CURSUSBESCHRIJVING
Bij de vorming van een archief moeten keuzes worden gemaakt. Zeker in een omgeving waar men digitaal werkt maar waar nog steeds papier aanwezig is, moet op een zo efficiënt mogelijke manier met het papier worden omgegaan. Digitaal archiveren in combinatie met numerieke reeksen leidt tot het moment dat machtiging tot substitutie is afgegeven tot een aanzienlijke arbeidsbesparing. Maar ook in een situatie waarin nog volledig met papier gewerkt wordt kan numeriek archiveren een efficiencyslag opleveren. In die situatie kan 60% van de archiefdocumenten op volgorde van registratie worden opgeborgen. Dit percentage kan nog oplopen afhankelijk van de keuzes die u maakt. Er worden geen dossiers meer gevormd maar de documenten en zaken zijn toegankelijk via het document managementsysteem (DMS). De werktijd die wordt bespaard met numerieke opberging - tot 30 à 40% - kan aan andere zaken worden besteed. Maak uw archief sneller, gemakkelijker en bespaar tijd!

LEERDOEL
De leerdoelen van de cursus zijn:
- De cursist geeft in eigen woorden weer hoe numerieke opberging van stukken tot stand
  komt, en wat de voor- en nadelen daarvan zijn;
- De cursist selecteert zelfstandig werkprocessen en/of zaaktypen van de eigen
  organisatie waarvan de documenten voor numerieke opberging in aanmerking komen;
- De cursist beschrijft welke voorzorgsmaatregelen er in de digitale archivering genomen
  moeten worden om correcte numerieke opberging van fysieke documenten in de praktijk
  te kunnen waarborgen. 

DOELGROEP
De cursus is bij uitstek geschikt voor alle medewerkers verantwoordelijk voor de zorg voor postregistratie en archivering zoals:
- Databeheerders
- Recordmanagers
- Recordbeheerders

PROGRAMMA
Dagdeel 1:
- relatie tussen document, zaak en werkproces
- theorie van dossiervorming in relatie tot selectie en vernietiging
- de ordeningskenmerken van documenten
- wat zijn numerieke reeksen?

Dagdeel 2:
- numerieke reeksen en het DMS
- voor- en nadelen van numerieke reeksen
- hoe worden numerieke reeksen in de praktijk ingevoerd?
- numerieke reeksen en documentselectie
- afsluiting: hoe gaan we verder, de gevolgen van de digitale ontwikkelingen.

ELEKTRONISCHE LEEROMGEVING
De cursusaanpak is als volgt. Direct na inschrijving ontvangt u een inlogcode en kunt u beginnen met het aanmaken van uw gebruikersprofiel in onze vernieuwde elektronische leeromgeving. U kunt kennismaken met andere cursisten die zich hebben ingeschreven. De docent is al aanwezig en blijkt een aantal prikkelende stellingen gereed te hebben, die u aan het werk en discussiëren zetten. Zo ervaart u meteen al de voordelen van het digitale werken en de kracht van web 2.0-activiteiten. Er is lesmateriaal aanwezig in de vorm van korte films en artikelen. U leert bij VHIC op een nieuwe manier te werken met theorie en praktijk.

Als onderdeel van de cursus krijgt u een half jaar toegang tot een community van deelnemers die de workshop eveneens hebben gevolgd. De community geeft u toegang tot overzichten, stappenplannen, gratis boeken, artikelen, andere deelnemers en fora om vragen te stellen.

CASE INBRENGEN
U kunt voorafgaand aan de cursus uw eigen case inbrengen. Wij helpen u met het beschrijven en insturen van de case met een uitgebreid stappenplan. Elke ingestuurde case krijgt een persoonlijke reactie van de docenten. Gezamenlijk, in 2.0-overlegvorm, wordt besloten welke case wordt behandeld tijdens de lesdag. Deze wordt uitgebreid uitgewerkt en besproken.

DATA, LOCATIE EN KOSTEN
Voor de data van deze cursus kunt u de cursusplanner raadplegen. De kosten voor de cursus bedragen € 495 excl. BTW, inclusief cursusmateriaal en catering. U kunt zich inschrijven door het inschrijfformulier in te vullen.

INCOMPANY
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van deze training incompany? Of een offerte op maat? Neem dan contact op met ons cursussecretariaat via het e-mailadres faculty@vhic.nl of het telefoonnummer 070-319 4184.

LITERATUUR EN LINKS
Hoofdstuk 3 Numerieke Reeksen uit de uitgave Documentmanagement in bedrijf: een leidraad voor de DIV en archiefpraktijk.

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving. [PDF]