Adviesvaardigheden voor recordmanagers
CURSUSBESCHRIJVING
In deze training wordt in verschillende stappen inzicht gegeven in het adviesproces en hoe te opereren binnen organisaties om noodzakelijke veranderingen door te kunnen voeren. In totaal worden drie modules gegeven:
1- Organisatie ontwikkeling en veranderkunde
2- Adviesvaardigheden
3- Project- en programmamanagement.
Binnen de 3 modules is een aantal submodules te onderscheiden. De drie modules kunnen apart worden afgenomen. De submodules zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, de output van elke submodule vormt de input voor het volgende onderdeel. Op basis van specifiek lokale omstandigheden kan de tijdsbesteding worden aangepast.
Uit de praktijk blijkt dat algemene opleidingen over het algemeen niet goed werken om veranderingen aan te brengen, concrete besluiten over het toekomstig functioneren te nemen of de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Daarom is deze training als in company training opgezet. Wij noemen dit vraaggestuurd trainen en opleiden. Vooraf betekent dat duidelijke leerdoelen moeten worden geformuleerd, concrete situaties worden gebruikt als casus- of voorbeeldmateriaal en dat het de bedoeling is om beslissingen over de invulling van de behandelde materie in de dagelijkse praktijk te nemen of voor te leggen aan een hoger echelon.
Elke module kent een theoretisch en een praktijkgericht gedeelte waarbij telkens de vragen aan de orde komen: wat zegt de theorie, hoe wordt dat hier ingevuld en welke veranderingen zijn te verwachten en/of welke verbeteringen zijn mogelijk?
Dat betekent dat er aan het programma een voorloop programma dient plaats te vinden waarin de bovenstaande elementen worden gediagnosticeerd en geanalyseerd in de bestaande organisatie. Op grond hiervan wordt het programma gedetailleerd ingevuld. Normaliter gaan wij daarbij uit van een percentage van tussen de 10 en 20% van de benodigde opleidingstijd als voorbereidingstijd, afhankelijk van het belang van de opleiding voor de organisatie.
De effectiviteit van een vraaggestuurd programma wordt mede bepaald door de implementatie door het management binnen de organisatie na afloop van de opleiding.
DOELGROEP
De doelgroep bestaat uit leidinggevenden en medewerkers op het gebied van
informatievoorziening, zoals:
- hoofden interne zaken, facility managers
- hoofden documentaire informatievoorziening
- coördinatoren I&A,
- (senior) adviseurs DIV
- stafmedewerkers documentmanagement.
PROGRAMMA
module 1: organisatie ontwikkeling en veranderkunde
Deze module kent drie submodules en bestaat in totaal uit 4 dagen.
submodule 1.1 kenmerken van de organisatie – 1 dag
De structuur van organisaties – waarom structureren, voor- en nadelen, taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wat betekent de in deze organisatie gekozen structuur voor de werkwijzen van onze afdeling/dit onderdeel?
Het functioneren van de organisatie - van structureel/hiërarchisch naar een procesoriëntatie. De verdere ontwikkeling naar proces- en ketengestuurde organisaties en de gevolgen daarvan
Het resultaat van deze submodule is: inzicht in de mogelijke organisatievormen, kennis van en inzicht in de gevolgen van de hier vigerende structuur en zicht op de veranderingen die met de invoering van geheel andere structurele en functionele verhoudingen zullen ontstaan.
submodule 1.2 de organisatie en de medewerker – 1 dag
De visie, missie en doelstellingen van de organisatie – de uitwerking daarvan op het gedrag, de competenties en de prestaties van de medewerkers. Wat is nu eigenlijk het doel van de organisatie, dit onderdeel van de organisatie en de medewerkers van dit onderdeel? Wat hebben de medewerkers daarvoor nodig aan competenties en welke prestaties worden van hen verwacht?
De voorwaarden vanuit de organisatie – de benodigde stijlen van leiderschap, leidinggeven en management om de hierboven geformuleerde doelstellingen te bereiken, nu en in de nabije toekomst. Hoe worden de medewerkers gefaciliteerd, gestimuleerd en beoordeeld op de behaalde resultaten in termen van kwaliteit, effectiviteit en toegevoegde waarde?
submodule 1.3 organisatie ontwikkeling en verandermanagement- 2 dagen
De noodzaak of onontkoombaarheid van bepaalde veranderingen tegenover hypes en modeverschijnselen. De grondslag voor verandering wordt door de meeste medewerkers normaliter goed aangevoeld: is er echt iets aan de hand of niet? Mislukte veranderingen in het verleden verstoren echter het zicht op deze noodzaak. Hoe wordt draagvlak verkregen voor deze – echt – noodzakelijke aanpassing?
Als de noodzaak vastgesteld is en een minimum aan draagvlak is verkregen, welke strategie om te veranderen wordt dan gekozen? Een strategie op grond van diagnose en analyse of de strategie die altijd al gevolgd werd? Welke aanpak gaat in deze situatie, met deze klanten en deze dienstverleners het beste resultaat opleveren?
Welke weerstanden tegen de beoogde veranderingen kunnen we verwachten: is dit zo’n beroemde en beruchte moeilijk veranderbare organisatie of kan hier met recht een beroep gedaan worden op de loyaliteit van de medewerkers en hun vertrouwen in het leiderschap van de organisatie?
Tenslotte worden de “ do’s en don’ts “ toegepast op deze organisatie en de hier aanwezige omstandigheden.
module 2: adviesvaardigheden
Deze module kent twee submodules en bestaat uit 3 dagen.
Submodule 2.1 de rol van interne adviseur en de relaties met de klanten/ afnemers/ opdrachtgevers – 1 dag
De positie van de eigen afdeling wordt hierin behandeld en binnen het grotere geheel geplaatst met de bijbehorende producten en diensten en de veranderingen die daarin optreden door allerlei ontwikkelingen op bijvoorbeeld technisch gebied. De verschillende niveaus waarop geadviseerd wordt, strategisch, tactisch en operationeel, worden uiteengezet, evenals de vereisten daarbij aan de kennis, de houding en de vaardigheden van de adviseur.
Daarnaast wordt inzicht in de motieven van de klant/opdrachtgever om advies te vragen wordt gegeven. Ingegaan wordt op het verschil tussen advies, regie en voorschrift in de bestaande situatie.
Het contract tussen interne leverancier en interne afnemer (service level agreement of offerte) komt eveneens aan bod.
Submodule 2.2 communicatie en communicatieve vaardigheden – 2 dagen
De eisen aan de communicatieve verhoudingen per fase van het adviestraject:
- de “offerte” aanvraag – luisteren en probleemanalyse;
- inventarisatie- en diagnose fase – luisteren, oordeelsvorming en presentatie;
- de definitieve contractbesprekingen – onderhandelen;
- de onderzoeksfase – luisteren en structureren;
- de analysefase – verbanden leggen en oplossingen zoeken;
- de rapporteringsfase – overtuigen, slecht nieuws gesprek;
- de besluitvormingsfase – afspraken maken en conclusies trekken;
- gesprekstechnieken en vaardigheden;
- presentatietechnieken en vaardigheden.
module 3: project- en programmamanagement
Deze module kent geen submodules en bestaat uit minimaal 1 en maximaal 3 dagen.
In deze module kan gekozen worden voor een louter technische aanpak: het regelen van project- of programma trajecten en de (financiële) verantwoording van de onderdelen. De uitbreiding die mogelijk is gaat dan weer verder in op de wijze van leiding geven aan projectmedewerkers of – vanuit de programma invalshoek – het aansturen van de projectleiders. Verder komt het omgaan met de belangen van het management van de bestaande organisatie en de definiëring van de projectfasering met de bijbehorende rollen in de organisatie aan bod.
DATA EN LOCATIE
Deze training wordt incompany aangeboden. De opdrachtgever regelt in principe de locatie waar de cursus gegeven wordt. De data worden in onderling overleg vastgesteld.
MEER INFORMATIE
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van deze incompanytraining binnen uw organisatie? Of een offerte op maat? Neem dan contact op met ons cursussecretariaat via het e-mail adres faculty@vhic.nl of het telefoonnummer 070-319 4184.
Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving. [PDF]
