Numeriek archiveren als basis voor een efficiënter informatiebeheer

CURSUSBESCHRIJVING
Bij de vorming van een archief kunnen keuzes worden gemaakt. Postregistratie in combinatie met numerieke reeksen leidt tot een aanzienlijke arbeidsbesparing. 60 % van de archiefdocumenten kunnen op volgorde van registratie worden opgeborgen; hiervan worden geen dossiers meer gemaakt. De werktijd die wordt bespaard met numerieke opberging – tot 30 à 40 % - kan worden besteed aan een kwaliteitsslag voor de blijvend te bewaren – papieren – dossiers, waarmee meteen een digitaal duurzaamheidsprobleem wordt opgelost. De documenten in een numerieke reeks worden na een vooraf vastgestelde termijn vernietigd. Bij veel lokale overheden is dit een termijn van 7 of 10 jaar.

LEERDOEL
Doel van de incompanytraining is om de deelnemers te laten kennismaken en vooral in de praktijk laten werken met numerieke reeksen. Aan de hand van materiaal uit de eigen organisatie selecteren de deelnemers bescheiden en nemen kennis van diverse aspecten van het leren waarderen van documenten en dossiers. De training heeft dus vooral een praktische invalshoek, waarbij veel wordt geoefend met documenten die al dan niet in te bewaren dossiers of numerieke reeksen worden opgeborgen. Een basislijst voor numerieke reeksen maakt onderdeel uit van de syllabus. De training heeft als resultaat:

- kennis van het arbeidsbesparende systeem van numerieke opberging van stukken;
- vaardigheid in de toepassing van een voorbeeld-alfabetische lijst van een numerieke 
  reeks in dagelijkse werkzaamheden;
- een voorbeeldlijst, gebaseerd op de Basis Archiefcode, van een numerieke reeks;
- het kunnen toepassen van selectie in de dagelijkse werkzaamheden.

DOELGROEP
De training is bij uitstek geschikt voor alle medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de zorg voor postregistratie en archivering zoals:
- archiefmedewerkers
- medewerkers van een afdeling DIV
- medewerkers van een archiefdienst.

PROGRAMMA
Het programma is opgedeeld in twee dagdelen. Een dagdeel duurt van 9.00 tot 12.00 en van 13.00 tot 16.00 uur, waar we bij deze training bij voorkeur kiezen voor twee aaneengesloten dagdelen.

Dagdeel 1:
- behandelen van de basisbegrippen rondom numerieke reeksen;
- het toepassen van de numerieke reeksen aan de hand van dossiers en documenten uit 
  de organisatie zelf, zo nodig aangevuld met oefenmateriaal dat de i-Faculty zelf heeft 
  ontwikkeld.

Dagdeel 2:
- numerieke reeksen en dossiervorming.

DATA EN LOCATIE
Deze training wordt incompany aangeboden. De opdrachtgever regelt in principe de locatie waar de cursus gegeven wordt. De data worden in onderling overleg vastgesteld.

MEER INFORMATIE
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van deze incompanytraining binnen uw organisatie? Of een offerte op maat? Neem dan contact op met ons cursussecretariaat via het e-mailadres faculty@vhic.nl of het telefoonnummer 070-319 4184.

Klik hier voor het downloaden van de cursusbeschrijving. [PDF]